アフターサービス業務向け報告書電子化ツール 点検電子化ソリューション
概要・特長
工場やオフィスと異なり、外出先での作業が中心となるアフターサービス業界では、システム化や効率化・標準化が難しかったのが現状です。この課題を解決するのが、保守業務向け報告書電子化ツール「点検電子化ソリューション」。
日頃使い慣れた報告書をそのまま電子化して、iPad・iPhone・Windowsタブレットで入力・データ化する、革新的な記録・報告・閲覧システムです。
課題現場の効率化、標準化、見える化ができていますか？
外出先での作業が中心となるアフターササービス業界。点検業務の指示や報告書作成は紙で管理されており、効率化と標準化が遅れ、次世代へのノウハウ継承も課題となっていました。
また、報告書への記入内容にも作業員の個性があり、判読や理解が難しいことも少なくありません。
これら報告書から実績を抽出するための、スタッフのデータ入力も大きな負担に。さらに、管理側にとっても現場が状況を把握できず、的確な管理・指示がしづらい状況となっていました。
解決策保守メンテナンスの報告書作成を、大きく効率化！
「点検電子化ソリューション」は、保守業務向けに特化したシステムで、既存の報告書をそのままのレイアウトで電子化します。
作業現場ではタブレット端末から、指示書やマニュアル、点検履歴などにアクセスでき点検作業を支援。また、点検終了後は報告書に作業内容を簡単入力して、報告業務の効率化を実現します。
入力されたデータはリアルタイムに会社のサーバに転送。サーバに送られてきたデータを、管理者はその場で確認・承認。点検作業に求められる一連の業務を電子化し、紙報告書の再入力も不要です。さらに、GPSを利用することで、作業員の現在地を把握し、必要に応じて次の作業内容を指示することが可能です。
主な適用業種・業務
主な適用業種
- 製造業
- 設備管理・維持・メンテナンス
- 建築・建設、ゼネコン
- プラント建設、施行
- 小売り業、多店舗販売業
主な適用業務
- 品質・検査
- 不具合対応
- 保守・メンテナンス作業
- 安全チェックリスト
- 店舗巡回チェックリスト
導入メリット
保守現場での作業性向上に最適なモバイルと報告書電子化が、アフターサービス業界に革新をもたらします。
-
メリット01 既存の報告書をそのまま電子化
従来のやり方に固執しがちな作業員も多いようですが、「点検電子化ソリューション」は既存の報告書をそのまま電子化する機能を用意。使い慣れた紙帳票をそのまま、iPadやWindowsタブレット上で利用可能としました。また、スピーディに入力いただくために、キーボード入力はもちろん、選択入力できるチェックボックス、プルダウン、ペンによる手書きも可能で、現場の負荷を最小限にします。
タブレット操作に迷うことがない多彩な入力方法を用意。現場での入力負担を最小限に！
-
メリット02 報告業務のバッチ作業から解放
従来、手書きしていた報告書のデータ入力が、後方スタッフあるいはサービス担当者の大きな負荷となっていました。しかし、報告書作成を電子化することで、現場からその場でサーバに転送。二重入力をなくし、作業の効率化と入力ミスを削減できます。
-
メリット03 現場の見える化
保守業務の現場では、担当者の行動がわからないことが大きな課題となっていました。しかし「点検電子化ソリューション」は担当者の報告をリアルタイムに把握。作業終了後の報告を本社で確認し、承認することができます。次の指示も的確に出すことが可能となります。
機能
主な機能
タブレットならではの入力機能
対応機能： 30種類以上の多彩な入力機能
現場で活用されるかどうかは入力操作の容易性にかかっています。このため、直観的に使える30種類以上の入力方法を搭載しました。作業者を煩わせるチェック機能にも配慮し、確実な入力を支援し、入力のバラつき、誤記、間違いなどによる業務品質低下を防止します。後からの問い合わせ・修正依頼など無駄な時間、コスト発生を削減できます。
正しい順番で入力し作業手順を支援
対応機能：入力順番の制御
報告書の入力順番にも、企業のノウハウが蓄積されています。帳票のランダムな入力を防止し、正確で効率的な入力を可能とします。項目の入力順番を制御することや必須入力のチェックなどにより、作業の手順を帳票にルールとして設定できます。
ExcelやPDFファイルをそのまま流用
対応機能：設計ツールDesigner
報告書電子化においてハードルが高いとされる帳票のレイアウト作成。これを専門家に依頼していては、時間もコストも必要になります。そこで用意したのが設計ツールDesignerです。慣れたWindows環境でプラグラムレスで設計可能。専用のExcelアドオンでレイアウト変更や追加ができます。いったん作成した報告書の追加や変更もお客様自身で容易に行えます。
現場のリアルタイムな把握
対応機能：報告書の自動送信
保守点検担当者が現場で入力した報告書を、リアルタイムに本社のサーバに自動送信。添付の写真も送信されます。管理者はその場で作業内容をチェックし、承認。オフィスで必要だったパソコンでの入力作業が不要となります。作業担当者もちろん、管理者にとっても大きなメリットとなります。
ワークフローで承認ルート設定を支援
対応機能：ワークフロー
報告書には入力のほかに承認も必要となります。そこで、承認フローを電子化し、報告書の機能と1つとして搭載しました。承認の状態（承認待ち、差し戻し、承認済）も可能。承認の手間と時間を大幅に削減することができます。
対応機能：帳票の入力順序指定
帳票の項目に順番に入力させるために、（1）生年月日を入力したら（2）担当者が入力可能になり、続いて（2）を入力したら（3）入力項目が入力可能になるといった設定ができます。
これにより入力漏れ、不要な個所への入力を無くすことができます。
地下室や山間部の利用にも対応
対応機能：一括ダウンロード、アップロード
点検や工事、サポート業務などは、電波の届かない地下機械室、山間、トンネル内などの場合も考えられます。このため、一括ダウンロード機能を搭載し、幅広い現場で使えるようにしました。作成した帳票は、オンライン環境下に戻り、一括アップロードできます。
充実したセキュリティ機能で情報漏えい防止
対応機能：セキュリティ機能
紙の報告書をなくすことで情報漏えい防止策になります。さらに、デバイス紛失の危険性に備え、端末本体にはデータを保存せず、たとえ一時的に保存されたデータもサーバ送信後に自動削除されます。報告書ごとに端末に保存の制限をかけることも可能です。また、256ビットSSL暗号化通信に対応し、送受信時に盗み見される心配もありません。
参考価格
- クラウド版：1人7,500円～／月（構築費別途）
- オンプレミス版：100万円～
※ 最少ユーザ数：5ユーザから
関連ソリューション
工程・進捗管理ソリューション
「i-Reporter」で登録した帳票をもとに工程・進捗状況を『見える化』します。
登録した帳票を指図や現場・担当者など一連の作業の流れに合わせて一覧表示し、作業工程の進捗や状況を可視化します。
詳細はこちら
