GrowOne メンテナンス 導入事例 株式会社ファム 様

--　はじめに、貴社の事業内容についてお聞かせください。

増子氏：当社は、「立体駐車場事業」、「IT事業」、「コールセンター事業」などを展開しており、基幹事業は「立体駐車場事業」です。

立体駐車場事業では、機械式駐車装置の製造／施工から、保守点検／修繕工事／コールサポート／故障対応にいたるまで、立体駐車場に関わる全てのサービスをワンストップで提供しています。この市場は、まだ多くの開拓の余地があると見込んでおり、当社としてはさらなるシェアの拡大を目指しています。そのためには、限られた人材で安定した業務運営を行うことが必要であり、業務効率の向上が当社にとって重要なテーマとなっています。

--　従来の業務における課題についてお聞かせください。

原氏：GrowOne メンテナンスの導入以前は、立体駐車場事業の業務情報を管理するためのパッケージシステム（以下、旧システム）を利用していました。しかし、旧システムでは業務に必要な詳細情報を登録するための項目が不足しており、各部門で必要な情報をExcelやAccessを併用して管理していました。このため、各部門で必要な情報を重複して保有している状況でした。

このような状態だったため、業務には多くの非効率が生じていました。たとえば、工事の現場で得た「管理員様の不在時間の情報」は、工事部門ではExcelに、他の部門では別のExcelに登録していたため、工事にお伺いする際は２つの情報に齟齬がないか確認してから訪問していました。

--　稼働から2年が経過しましたが、これまでに実感されている導入効果についてお聞かせください。

増子氏：GrowOne メンテナンスの活用により、立体駐車場事業に関連するあらゆる情報を一元的に集約・管理できました。これにより各部門の業務を大幅に効率化できています。

【営業部門】
原氏：以前は、チームメンバーを熟練者でそろえて業務を回していました。
しかし現在は、熟練者でなくても、すぐに業務をこなせる環境が整っているため、人の入れ替わりがあった場合でも、柔軟に対応できています。そして、年々増加する新規契約数にも、人員を増やすことなく、安定した業務運用を行っています。

実例を挙げると、以前は、工事実績の集計に旧システムとAccessを用いていましたが、現在ではGrowOne メンテナンスのみで実績集計を行えるようになりました。
また、報告書を電子化したことで、報告書の作成時間を大幅に削減できました。定期点検は月に約800～900件あり、作業報告書は2,000枚以上作成しています。以前は、報告書（PDFと紙の原本）の修正作業に月120時間ほどかかっていましたが、現在はその作業時間を約3割削減できています。さらに、現場の作業者が事務所まで戻り、旧システムに情報を入力する必要もなくなりました。この電子化により、年間約1,000万円相当の工数削減の効果が得られています。

【財務部門】
増子氏：請求書の発行にかかる時間を大幅に短縮できました。
以前は請求に必要な情報を関係各所から収集し、確認する必要があり、時間がかかっていました。
そのため、新人がスムーズに業務を遂行するまでには数か月を要していましたが、今では情報が一つのシステムに集約され、誰でも簡単に業務を行えるようになり、教育にかかる工数も削減できました。

【調達部門】
佐藤氏：工事部品の手配をする際、現場の設置スペースや寸法、構成によって、同じような機械でも部品が異なる、というケースが多々あります。
以前は作業員に確認を要することもありましたが、現在では、システム上で過去の調達実績を参照できるため、作業員に確認することなく、手配間違いの防止を実現できています。
また以前は、購買用の注文伝票などは共有サーバで管理していましたが、システムから出力・参照できるようになったため、管理面においても改善されたと感じています。

【コールセンター部門】
鈴木氏：旧システムでは、お客様からのお問い合わせ時に、対応に必要な情報の確認に時間がかかっていました。
現在では、定期点検や故障の履歴、工事の内容、物件の契約情報を、ひとつのシステムで確認できるようになったため、お問い合わせ対応業務の効率が大幅に向上し、お客様をお待たせする時間も短縮されています。