私立大学向け GrowOne 財務会計 導入事例 学校法人東海大学様

自前で開発した財務会計システムを、パッケージにリプレース

— はじめに、財務会計システムのリプレース経緯について教えてください。

では、従来まで使っていたシステムのことから説明します。東海大学は、学園全体でおよそ60の決算単位を持っています。具体的には、認定こども園、幼稚園、小・中・高等学校などの初等中等教育機関、短大や大学などの高等教育機関、病院などです。大学は北海道から九州まで8つのキャンパスがあるため、キャンパスごとに決算単位を分けています。

東海大学の中で最も学部数の多い湘南キャンパスで、20年以上前に財務会計システムを自前で開発しました。そして10年ほど前に汎用機のオープン化を行った際に学園内で利用対象キャンパスを広げました。しかし学園全体で統一したのではなく、その他の各校舎・機関ではそれぞれが独自にシステムや会計ソフトを導入して業務を行っている状態でした。

— 「統一された財務会計システム」として、独自開発ではなく外部のパッケージ製品を導入することを選んだ理由は何でしょうか。

過去の延長線上で独自開発を行うと、これまで使っていたユーザーの声がどうしても強くなり、多数の要望を調整することも困難になると思いました。各々が慣れ親しんできた独自のやり方の中には無駄な部分も少なくありません。むしろパッケージの導入を契機に業務を見直し、効率化や平準化を促したいという狙いもありました。

第三者の視点で作られたパッケージには客観的な合理性が備わっています。極力カスタマイズをせず、「パッケージに業務を合わせる」という方向性を重要視したいと考えていました。

このような方針も、初めてのパッケージ導入であれば躊躇していたかもしれませんが、東海大学では少し前に給与システムを自前のものからパッケージに変えるという経験をしておりました。うまく進められた手応えがあったため、財務会計システムの検討においても同様の効果を期待しました。
以上のような経緯で、財務会計パッケージ導入の検討を進めていきました。
自分たちだけでは不足している、システム導入に関する知識や経験を補うために、目利きとして外部のコンサルティング会社に入ってもらい、RFPの作成やパッケージの選定を手伝ってもらうことにしました。
これまで他の学内システム等で付き合いのあったITベンダーや、新たに探した会社の中から、コンサルティング会社へ本学に合いそうな候補のリストアップを依頼しました。

候補となるITベンダーは以下の6社でした。

• 大手ハードウェアベンダーA社
• 大手ハードウェアベンダーB社
• 学校法人向けに特化したベンダーC社
• 独立系ITベンダーD社
• 独立系ソフトウェアベンダーE社
• ニッセイコム

ニッセイコムは、それまで本学との取引が無かったITベンダーでした。

ニッセイコムの「GrowOne 財務会計」を選んだ、4つの理由

— 6つの候補の中からニッセイコムの「GrowOne 財務会計」を選んだ理由を教えていただけますか。

＜倍以上の差があったトータルコスト＞

GrowOne 財務会計は、最もコストパフォーマンスに秀でた製品でした。
他の製品の中には、基本費用は安くても、こちらで求める要件を満たすには高額のカスタマイズ費用がかかるものもありました。また数年間の保守費用も含めたトータルコストでは、ニッセイコムの2倍以上の見積金額だったベンダーもありました。

＜国公立大学を含めた導入実績＞

GrowOne 財務会計は、都内の大手私立大学での導入実績がありました。
加えて、ニッセイコムは国公立大学向けの財務会計システムでも多数の導入実績を持っていました。当時は学校法人会計基準の見直しが進められており、より明瞭な企業会計寄りの方向に進んで行くことがわかっていました。国立大学は私立より先にその方向での取り組みを行っていましたので、そちらの事もよくわかっているベンダーのほうが頼もしく思えました。

＜リスクの低い分散型データベース＞

ニッセイコムは4社の候補の中で唯一、本学の悩みを把握し、決算単位ごとにデータベースを分ける、分散データベース方式を提案してきました。先述のとおり本学は約60の決算単位があり、全国各地に点在しています。それぞれの拠点で物品を調達しているため、本学が付き合っている調達先を全て合わせると膨大な数になります。たとえば同じメーカーのPCを調達するとしても、札幌キャンパスはそのメーカーの札幌支店から、阿蘇キャンパスは熊本支店が調達先になります。もし単独のデータベース上でそのまま調達先リストを表示させると大変な数になってしまい、選択するだけでも面倒です。

もちろん、データベースの中でフラグを付けるなどの工夫をすれば拠点別に表示を変えることは可能です。しかしそれだけでは管理上のリスクが無くなりません。どこかの学校でエラーが発生した場合、データベースが分かれていれば特定の場所を確認すれば済みますし、他への影響を抑えることができます。

＜将来を見越した機能＞

GrowOne 財務会計には、資産管理、研究費や外部資金の執行管理、発生源入力といった機能も備わっていました。まず財務会計業務についてのリプレースを優先させるものの、将来的にはこれらの機能の導入も必要になってきます。将来を見越して、機能範囲の広いパッケージを選びました。

以上のような理由で、ニッセイコムへの発注を2013年5月に決定しました。

— 導入作業はスムーズに進みましたか？

はい。設計や開発、前システムからのデータ移行が順調に進み、2014年4月からは短大や高等学校などの7校でテスト稼働をスタートさせました。導入に際して操作方法の研修も実施していただきました。

新しいパッケージに慣れるまでに時間がかかるだろうと思っていましたが、もともと使っていたシステムとあまりイメージが変わらないという声が多く、すぐ馴染んだようでした。


そして2015年4月より、一部を除いた学園全体での稼働を開始させました。

本学ではITインフラの運用管理効率化とBCP対策を兼ねて、外部データセンターへのサーバ移設を実施しており、GrowOne 財務会計もそちらの仮想基盤上に構築されました。各拠点でのクライアントインストールもWebだけで出来てしまうため、わざわざ全国に出向かずに済みました。

システム管理上は、先述の分散型のデータベースになっていることのメリットを実感しています。入力エラーなどで問い合わせがあった際にもそのデータベースだけをチェックして、手早く修正を施すことができています。

あれだけ苦労していた本部でのデータ集計作業からも解放されつつあります。今後、導入が遅れているいくつかの決算単位まで取り込むと、いよいよ月次決算も「ボタン1つ」になります。

— 今後の展望について教えてください。

現在、資産管理業務の部分の構築を進めています。こちらも今までは紙ベースで寄せられるデータが多く、集計に大変苦心しております。早く実装できればと思っています。
その後は財務分析のためのBIツールや、発生源入力についてもニッセイコムと検討を進めていきます。徐々に範囲を広げ、GrowOneを最大限に活用していきます。

— 最後にニッセイコムへのメッセージをお願いします

ニッセイコムのいいところは「レスポンスの良さ」だと思っています。担当のエンジニアが業務やパッケージに精通していて、たとえばこちらからカスタマイズの相談をもちかけると、カスタマイズするべきか／カスタマイズしなくても使い方でカバーできるかなどを、その場できちんと説明してくれます。
これからも様々な相談や依頼をすると思いますが、引き続き親身なサポートを期待しています。よろしくお願いします。

お忙しい中、ありがとうございました。