工事管理システム（スクラッチ開発） 導入事例 株式会社西日本住宅サービス様

—　西日本住宅サービスは、ニッセイコムに何を依頼したのですか。

 

当社の「新・工事管理システム」の開発を依頼しました。
当社は、集合住宅にかかる修繕等の施工やリフォームを主な事業としています。手がける工事は、数千円の消耗品の交換から1億円を超える大規模改修工事まで多岐に渡ります。新・工事管理システムは、それら全ての工事における引合から見積り、受注、引当材の発注、請求、支払いなどの一連の工事案件管理と、工事台帳管理を担うシステムです。

新・工事管理システム 全体イメージ

旧システムを使っていた時の課題を洗い出して新システムに反映させるために、はじめに着手したのは既存業務の分析でした。客観的に見るために業務分析は外部のITベンダーに依頼をしました。各部署への細かいヒアリングなどを経て、現状の業務フローを可視化して頂きました。

当初は、そのITベンダーにそのまま新システムの設計や開発まで依頼する予定でした。そうしなかったのは、業務分析を終えた時点で少し不安な点が出てきたためです。「現状」はまとめて頂いたのですが、そこから「あるべき姿」を描いて、システム要件に落としていくまでの開発経験やノウハウが十分ではないような印象でした。

そこで、ニッセイコムならどこまでできるか提案をお願いし、二社を比較して決めることにしました。それまでニッセイコムの営業とは定期的に面談していましたが、ほとんど取引はなく、システム開発ができる会社だと知っている程度でした。

—　二社の候補から、ニッセイコムを選ばれた理由を教えてください。

ニッセイコムのエンジニアは、工事業向けのシステム開発経験が豊富でした。
そのため、当社業務の特長、例えば「水回りのパッキン交換」「室内の間取り改修」「大規模な外壁修繕工事」といった金額も工期も多種多様な案件があり、それぞれの案件が取引先との関係の中で異なる進め方や管理をすることや、調定などの業界特有の業務があることなどもよく理解してくれました。

 

—　ニッセイコムへの依頼が決まった後は、どのように進んでいったのでしょうか。

現状の業務フローを下地に、こちらからの要望を踏まえて課題を協議し、新業務フローを策定してもらいました。それを基に、新システムにはどのような画面や帳票が必要か入出力一覧を策定し、加えて新システムのポイント（どのような課題を解決するか）を明確にして頂きました。課題は以下の3つに分類されました。

＜課題1：社内業務プロセスの属人化＞
→ 得意先や事業所、業務ごとに独自の業務プロセスが存在しているため、作業効率とデータ品質の低下を誘発しやすい

＜課題2：現場サポート不足＞
→ 工事現場の工程・要員管理に手配漏れや段取り漏れが発生した時、それを手作業で調整するため、作業効率とデータ品質の低下を誘発しやすい

＜課題3：社外連携の脆弱性＞
→ 取引先から指定される業務プロセス実務と社内システムが乖離しており、それを手作業で調整しているために作業効率とデータ品質の低下を誘発しやすい

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このような課題を新システムでどのように解決していくか、各業務プロセスにおけるデータ入力や帳票出力、閲覧表示などの具体的な仕組みレベルの向上策に落とし込んでもらいました。

開発に際しては、ニッセイコムから「テンプレート」を使った開発の提案を受けました。
テンプレートはシステムの「部品群」のことで、それらを組み合わせてイージーオーダーのような仕立てで独自のシステムを構築するという説明を受けました。

もともと、独自のやり方の多い当社の業務にはパッケージの導入は困難であり、フルスクラッチの開発しか方法は無いと思っていました。しかし、フルスクラッチよりも短期間で、コストを抑えて独自システムを開発できるというメリットを重視し、テンプレートによる開発を採用することにしました。

テンプレートといえども、まだ存在しないものを作るという意味ではスクラッチと同じです。いざ開発を進めてみると、パッケージのような「完成イメージ」が出来上がるまで見えないことで不安を感じるときもありました。詳しくは後述しますが、実際に出来上がった画面がこちら側の想定とずれていて、後で直してもらった部分もあります。

新・工事管理システムは、頻度に差はありますが、何らかの形でほぼ全ての社員が操作します。ニッセイコムに依頼をして、操作方法の研修も実施しました。
2019年4月より新・工事管理システムは本稼働し、現在は約半年が経過したところです。

—　本稼働後の取り組みについて教えてください。

実際に使っていく中で、小さな不具合や、もっと改善したい部分が出てきます。そのつどニッセイコムのエンジニアに要望をあげて修正をお願いしています。さらに月に一度定例会を開催し、修正項目の進捗状況や今後の作業の優先順位のすり合わせなどを行っています。

当社担当のエンジニアの方は、工事業務をよく理解しているだけでなく、わからない事についても積極的に理解しようとしてくれるので信頼しています。稼働開始から半年で大部分の不具合が解消されました。

新システムになった事により、今までは出力や閲覧に手間がかかっていたようなデータを簡単に得られるようになりました。それにより問題に早く気付く、例えば案件一覧を見て進捗が滞っている案件に対して早期に対応できる環境が整いました。

ただし現時点では、その環境を活かしている社員とそうでない社員にまだ差があります。より操作に慣れて新システムのメリットが認知されていくと、活用度合いも増していくと思います。ニッセイコムの支援を頂きながら、社内の啓蒙を続けていきたいです。

そして、次のステップとして考えている電子承認申請の実装も実現し、更にシステムを進化させていきたいと考えています。

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10月には西日本住宅サービス様よりニッセイコムに、システム開発・導入への尽力に対し感謝状が授与されました。

お忙しい中、ありがとうございました。