GrowOne 販売情報システム 導入事例 小西安株式会社様

事業ポートフォリオの変遷に伴い複雑化していたレガシーシステム
DXレポート「2025年の崖」^※1 の通り老朽化システムの維持が課題

—　はじめに、販売管理業務における従来の課題と、新しい販売管理システムの導入経緯についてお聞かせください。

小西氏：弊社は1828年に江戸の薬種問屋として創業。以来、国内の化学業界の先駆けとして、海外から化学品の輸入などを行いながら、化学品専門商社として第一線を歩み続けてきました。
190年を超える歴史の中で培った信用を資産とし、さまざまな業種への販路を有していることが最大の強みとなっています。化学品の専門商社は一般の商社よりも取り扱う商材の種類が多く、取引先も多岐にわたります。

しかしその半面、他の業界にない業務処理の難しさなどがあります。例えば、数量の単位が細かく異なり、㎏、㎖、個、一式などのほか、液量から換算した固形販売で請求する場合もあります。
また、物流においては陸上輸送以外に海上輸送、空路輸送もあり、輸出入においては毒物・劇物の取り扱いが厳格に決められている商品も少なくありません。

そうしたビジネスの特殊性もあり、システムが複数に分散化してリアルタイムの販売管理が困難になるとともに、旧基幹システムの更新が遅れ、老朽化していたことも大きな課題でした。

海老沢氏：旧基幹システムはオフコンを使用していましたが、導入から40年以上経過していた上に、COBOLによる独自のシステム開発を重ねたことで、改修を行うたびに全体の互換性を保つことが難しくなっていました。
また、個人でExcelを使った管理をするなど属人的に業務を行うケースも増え、引き継ぎや情報共有を困難にしている状況もありました。

旧基幹システムは国内向けの直送販売業務に合うよう開発されていましたが、現在は海外との取引も増え、化学品だけではなく電子材料やライフサイエンス商材が加わるなど事業ポートフォリオも拡大しています。基幹システムの更改はもはや時間の問題でした。

しかしCOBOL技術者も年々減少する中、未経験者にCOBOLを学ばせて延命させることはあまり現実的ではありません。

そこで、オフコンベンダーからのEOL（サポート終了）通知を契機に、既存ベンダーによるシステムの一部更改、つまりオフコンだけを交換するのか、他社の販売管理パッケージに乗り換えるのか、選択することになりました。当初はパッケージが既存の業務に対応できるか不安がありましたが、既に化学品業界向けパッケージもいくつか登場していたため、パッケージへの移行を前提に、複数製品の比較検討を開始しました。

化学品業界に関する知見の深さ、稼働実績による安心感が選定ポイント

—　「GrowOne 販売情報システム」を選択した理由についてお聞かせください。

杉本氏：選定のポイントは大きく3つありました。

1つ目は、化学品業界で活用実績のある製品であること。
GrowOne 販売情報システムには、「化学製品卸売業テンプレート」が用意されており、同業の商社の導入事例も見ることができました。既に化学品専門商社で稼働実績のあるシステムという安心感と、ニッセイコムの化学品業界に関する知見の深さ、運用を含めた納入後のイメージがつきやすかったことも選定のポイントでした。

2つ目は、セミオーダー型の開発が可能であること。
システムを変更するにあたり、特に受発注管理でお客さまにご迷惑をおかけすることは許されません。他社のパッケージは業務の統一化やパッケージに合わせた業務運用などを特徴としていましたが、どうしても業務に当てはめにくい部分があると、追加の開発が必要になる可能性がありました。
GrowOne 販売情報システムは、業務適合への自由度が高いセミオーダー型の開発とテンプレートによる開発が可能なため、お客さまに合わせた受発注業務を柔軟かつリーズナブルに実現することができると考えました。

3つ目は、旧システムの利点だった機能を継承可能なこと。
従来のオフコンは老朽化していましたが、自社開発した受発注システムでは、受発注の同時入力機能や、注文書のFAX自動発信機能など、多数のオーダーに対する操作性や効率性に配慮した機能がありました。仮にパッケージに移行してもこれらの機能が継承できなければ導入効果も半減します。
GrowOne 販売情報システムは、さまざまな商流や取引条件に対応しているほか、輸出入・外貨管理、入力補助機能など従来の機能を継承できる上に、債権債務機能が強化されているため、システム間連携のトラブルやタイムラグの発生などが解消できるのは非常に魅力的でした。

業界特有の輸出入・外貨管理など多様な商流対応が業務負担を軽減

—　 「GrowOne 販売情報システム」導入後の効果についてお聞かせください。

秋山氏：以前のシステムでは仕入先からの請求金額に対して、いつ払うのか、いくら払うのか、決済条件は合っているのかという情報を1件ごと目視で確認し、手入力していました。
GrowOne 販売情報システムの導入後は、それらの条件が全てマスタ登録されるようになったため、チェックする必要がなくなり、業務が格段に効率化しました。支払い漏れ、二重払いなどをほぼ完全に防ぐことができるようになり、非常に満足しています。

杉本氏：例えば納品書について、従来は経理部が全ての件数を紙で出力し、それを営業部に送り、営業部が必要に応じて郵送するという手間をかけていました。指定納品書がある取引先は、小西安発行の納品書が不要になるため廃棄していたのです。
しかし、現在は納品書を自動でFAX送信するか、発行しないという選択が可能になり、1日500枚ほど発行していた納品書が、今では自動FAX機能によって100枚にまで減少。納品書の発行コストと郵送費用が大幅に削減しました。
また、迅速かつ確実に取引先にFAX送信できるようになったことも、業務負担の軽減に大きく貢献しています。

飯田氏：請求書についても、取引先ごとに請求書が要・不要のマスタ設定をすることで、締め日になった時に請求書を出す必要がある取引先と、出す必要のない取引先を分けることが可能になりました。
それにより、以前は月に1,200枚ほど発行していた請求書が、GrowOne 販売情報システム導入後は月に700～800枚まで削減されています。

また、新規の取引の場合、先に代金を受け取ってから商品を出荷するのですが、以前は手書きの請求書をExcelで発行して、入金を確認してから商品を出荷していました。しかし、経理部に情報がないまま入金されるため、経理部が入金分の売上実態を各部署に確認しなければなりませんでした。

現在はGrowOne 販売情報システムに前受取引も登録できるようになったため、前受請求書も発行できるようになり、無駄な照会作業が削減されました。

業的確かつ細やかなフォローとデモンストレーションで安心してプロジェクトを遂行

—　今後の展望についてお聞かせください。

海老沢氏：プロジェクトは第1フェーズが完了し、1年ほど運用しながら改善点を洗い出している状況です。今回は導入規模が広範囲だったので活用を見送ってしまった機能もあり、今後はそれを補完していく予定です。
次の第2フェーズでは、輸出関係の機能強化や、入力画面の改善、まだ手作業で行われている書類作成などをGrowOne 販売情報システムに実装していくことも視野に入れています。

—　最後に、今回の新基幹システム更改プロジェクトを振り返り、総合的なご評価をお聞かせください。

小西氏：弊社は情報システム部門を持っておらず、今回のようなシステム変更の際には、頭の中で仕組みを連想しながらいつも不安を感じて進めていました。
しかし今回はニッセイコムの的確かつ細やかなフォローと、画面を見ながらどのような動きになるのかが可視化できるデモンストレーションなどで安心してプロジェクトを遂行できました。特にセミオーダー型の開発で弊社のわがままな要望をかなり取り入れてくれたことも非常に感謝しています。
新基幹システムプロジェクトは今後新たなフェーズを迎えますが、引き続き弊社のチャレンジに力強くサポートいただけることを期待しています。

お忙しい中、ありがとうございました。