私立大学向け GrowOne 財務会計 導入事例 工学院大学様

工学院大学様

お客様の声

国公立大学への導入実績の豊富さ、工科系大学にも適用できる研究費管理の機能が決め手になりました。

工学院大学 理事 総合企画部長 杉原明氏(写真左)、財務部 財務企画課長 大川康子氏(写真右)に、財務会計システムのリプレース経緯や、ニッセイコムのGrowOne 財務会計を選んだ理由、導入後の効果などについてお話を伺いました。


この記事のポイント

背景
 業務効率化を推進するために、30年前にスクラッチ開発したシステムからの切り替えを検討。


決め手
 国立大学で培ったノウハウと実績、特に研究費管理と細かなマスター設定を評価。


効果
 業務のペーパーレス化や効率化が進み、新たなデータ分析への取り組みが可能に。

背景

業務を効率化するために、30年使ったシステムを切り替え、パッケージを選択

— はじめに、財務会計システムをリプレースされた経緯を教えてください。


これまで工学院大学では、財務会計だけではなく教務や入試などを含めた全学的な統合システムを運用していました。30年ほど前にスクラッチ開発した汎用機のシステムで、改修を重ねながら長年使い続けてきました。

 

2017年後半くらいから、外部のコンサルティング会社に支援を受けながら業務改善のプロジェクトを進めていました。その中で、老朽化してきた統合システムの使用を止め、財務系・教務系ともに新しいシステムに切り替えることが決まりました。



— 旧システムと同様にスクラッチ開発を行うのではなく、外部のパッケージを導入することに抵抗はなかったのでしょうか。


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スクラッチ開発のほうが従来通りの業務のやり方を確実に再現できますが、むしろその「従来のやり方」自体を、パッケージ導入を契機に見直していきたいと考えていました。例えば費用配分の根拠や考え方など、属人化や不明確になっている部分などが散見されました。

 

パッケージの仕様はさまざまな大学の知見が詰め込まれた「標準のやり方」に基づいています。パッケージを今の業務プロセスが適切かどうかを測るモノサシとして導入することで、停滞していた業務効率化を推し進めることができると考え、プロジェクトのかなり早い段階からパッケージありきで進めることを決めていました。


業務のヒアリングをしながら、本学に合ったシステムを選ぶため処理や帳票、本部と現場の仕事の分担、画面など、必須事項や変更可否など、細かく整理し、新しい財務会計システムの要求仕様書を作成しました。


先述のコンサルティング会社に紹介してもらい、候補パッケージを4つほどリストアップしました。資料を取り寄せたり各社にプレゼンしていただいたりしながら点数づけをして絞り込んでいき、最終的にニッセイコムの「GrowOne 財務会計」を選びました。


決め手

国公立大学で培ったノウハウと、工科系大学のポイントをおさえた機能

— 4つの候補パッケージの中から、ニッセイコムのGrowOne 財務会計を選ばれた理由を教えてください。


国公立大学への導入実績の豊富さを高く評価しました。

本学のような工科系の大学や国立大学では研究費管理が結構複雑です。比較検討時の重要ポイントの1つだったのですが、ニッセイコム以外の3社は基本的に一般の私立大学向け財務会計パッケージであり、研究費管理についてはあまり重きを置いていない印象でした。


本部が見る会計情報にはあまり載ってこない部分、例えば科研費をどう取り扱うのか、学内の研究費を教員にどのように割り振るのかといったことが、現場で教員と接する職員には大切です。加えて教員が研究費の執行状況を直接閲覧して確認したいというニーズも多いです。旧システムではできていた事であり、今後も欠かせないものでした。


GrowOne 財務会計はこの辺りもきちんとカバーされていました。「国立大学ではこういう方法で運用するケースが多いです」といったように、現在主流になっている運用方法についても説明してくれてノウハウを持っていることがわかりました。決め手としては、この点が一番大きかったと思います。


理由をもう1つ挙げるとしたら、マスターの設定がかなりきめ細かく設定できる点です。

旧システムで最も複雑だったのが経費配分です。共有施設や会議室フロアの維持費用を各学部へ振り分ける際の配分方法や、管理経費と教育経費の線引きの仕方など、細かく設定された配分ルールが30年分蓄積されていました。学部学科の配分はルールを変えると数字が大きく変わりがちです。会計の継続性を考慮すると、新システムだからという理由で大幅に変えるわけにはいかず、過去のデータと整合性を持った移行が求められました。その点でGrowOne 財務会計は、マスターの設定の仕方によってデータの粒度を自由に変えられるため、こちらの要望通りの計算結果を出せるシステムだという印象を受けました。


GrowOne 財務会計は国公立大学での実績が豊富である一方で、私立大学での導入実績が他の候補パッケージよりも少ないことが懸念点の一つでした。しかしちょうど検討していた時期に本学と同規模の工科系私立大学に導入されたと伺い、それも決断を後押ししてくれました。

効果

業務コストの削減や、データ分析のレベルアップを実現

GrowOne 財務会計の導入による変化について教えてください。

 

2020年4月の本稼働開始から2回の決算を経験し、現在3年目になります。

導入当初は旧システムから意識を切り替えて操作に慣れることや、稼働してみてわかった細かな不具合をつぶしていく作業に追われました。導入初年度の決算時の問題も翌年度にはきちんと解決でき、現在はスムーズに運用できています。

 

GrowOne 財務会計の導入に伴う業務プロセスの効率化によって、まず業務内で使用する紙の量が減りました。加えて、ボタン1つで処理できるようになった工程も増え、今までよりも時間がかからないようになり、多忙な決算時期の超過勤務は減ってきました財務会計業務全体のコストダウンが実現できています。


またシステムの性能が向上し使い勝手が良くなったことで「こんな帳票が出せるということは、もっとこういう分析もできるのでは?」と新たな切り口でデータを出力して仮説検証を行うことが増えました。先述の「データの粒度を自由に変えられる」という特徴がデータ分析にも活かされています。



— 導入作業からこれまでの運用サポートまで、ニッセイコムの活動について評価を教えていただけますか。


ニッセイコムのエンジニアは大学の財務会計についての知識や経験が豊富で、導入の初期段階から大変活躍してくれました。教務システムのリプレースも同時に実施していた影響で、財務会計システムの方に十分なリソースを割くことができずご迷惑をおかけした時期もありましたが、親身に対応していただきました。


本稼働と同じタイミングでコロナ禍に見舞われました。

直接お会いできない中で、うまく操作ができなくなるたびに画面のキャプチャーを送って助けを求めていた事を思い出します。一目見ただけで状況を理解し、「こうですね」と対応方法を教えてくれるニッセイコムのエンジ二アをいつも頼もしく思っていました。


稼働初年度は手厚くサポートをしていただく契約で、担当のエンジニアに毎月様子を見ていただきながら業務を進めていきました。翌年度以降はサポート量を少しずつ減らしていき、現在は自分たちで自信を持って運用できるようになりました。今振り返ると、習熟度に合わせたいい契約だったと思います。



— 最後に、今後の展望をお聞かせください。


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現在ニッセイコムと相談しながら、電子帳簿保存法改正に対応するための準備を進めています。ニッセイコムでは法改正だけでなく電子決裁についても合わせて開発を進めていると聞いており関心を持っています。さらにペーパーレス化を進め業務をより良いものにしていきたいと考えています。引き続きよろしくお願いいたします。


お客様について

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1887(明治20)年、産業の近代化を進めるために日本初の私立工業学校「工手学校」として創立。現在は4学部15学科を擁する工科系総合大学として、日本の発展を支える数多くのスペシャリストを輩出している。学生数6,553名(2022年5月1日現在)。

工学院大学のWebサイト

取材日時:2022年8月


※ 本事例に記載の情報は取材日時点のものであり、本ページ閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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