1. 販売管理とは

「販売管理」とは、企業の販売活動に関わる商品とお金の流れを管理することです。何を、誰に、いつ、どこで、いくつ、いくらで販売したのか、代金をいつ回収し、仕入れた商品の代金をいつ支払うかといった情報も集約して管理します。

販売管理は、収支の状況を可視化し、損益や商品ごとの売上を把握するために行う業務です。具体的な販売管理の業務は多岐にわたりますが、業界や業種を問わず必ず行わなければなりません。なお、商品には食品や衣類などの有形商材だけでなく、サービスや情報などの無形商材も含まれます。

販売管理と似た言葉に「売上管理」がありますが、売上管理とは、売上目標を達成するための記録・分析業務のことを指します。日々の売上を記録することで利益向上に役立て、売り上げ目標達成を阻害している要因や課題を明確にすることが目的です。

2. 販売管理の目的

企業にとって販売管理は欠かせませんが、業務の目的はどこにあるのでしょうか。販売管理を行う最大の目的は、販売に関する一連の流れを把握・分析し、正確な管理を行うことで業務を効率化し、企業利益の最大化を目指すことです。具体的には、主に以下の3点に分けられます。

【販売管理の目的】

・損益や売上の把握

・納品漏れや発注ミスの防止

・顧客との良好な関係の構築

それぞれの目的について詳しく解説します。

2.1. 損益や売上の把握

まずは、収支の状況を可視化し、その時々の損益や商品ごとの売上を把握することが挙げられます。

具体的には、商品ごとにいつ、誰が、誰に、いくらで販売したのか、売上や利益はどれくらいだったのか、仕入や在庫の状況はどうなっているのかなどの管理をしっかり行うことによって企業全体の損益を把握します。これにより、どのタイミングでどの商品にどれくらいのコストを投下すべきかという、次の経営戦略の立案も可能です。

加えて、販売管理により業務効率化が進めばヒューマンエラーも減り、残業時間や人件費も削減され、結果的に企業全体のコストダウンや利益向上も見込めます。

2.2. 納品漏れや発注ミスの防止

次に、商品とお金の動きについての情報を正確に記録することで、納品漏れや重複発注などのミスを防止することも、販売管理の重要な目的です。

販売活動には営業、製造、デザイン、経理部門など多くの部署と人が関わるため、それぞれの部署で異なる管理方法を採っていては煩雑になってしまいかねません。この点、販売管理を適切に行うことで、すべての関係者が必要な情報を共有し可視化できるため、ミスの防止につながります。

業務の流れと情報を可視化できることにより、ムダな作業を配して業務効率を向上させ、内部統制の強化も期待できるでしょう。

2.3. 顧客との良好な関係の構築

販売管理により業務を効率化しミスを防止することで、顧客からの信頼を高めて良好な関係を構築することが可能です。顧客とスムーズかつスピーディーにやり取りし、良好な関係を築ければ、利益向上のための各施策の実行にも役立ちます。

販売管理を適切に行うことで、見積書や請求書など顧客に提出する書類を一元管理することが可能です。これにより、抜け・漏れや発行の遅れを防止できます。納品や支払期限を適切に管理することは、法令遵守とともに顧客や仕入れ先との信頼関係構築に欠かせない重要事項です。

中でも、各商品の在庫状況を正確に把握し、売上の管理や分析をしっかり行うことで、そこから顧客のニーズをくみ取ることが可能です。顧客が何を求めているのか予測し行動に移すことで、顧客満足度の向上にもつなげられるでしょう。

3. 販売管理の業務フロー

販売管理の業務フローは業種や業態などによって多少差はありますが、一般的に大きく以下5つの管理を行います。

【販売管理の一般的な流れ】

（1）受注管理

（2）出荷管理

（3）請求管理

（4）在庫管理

（5）仕入管理

それぞれについて詳しく解説します。

（1）受注管理

最初に行うのが、受注管理です。受注管理では、顧客から商品を受注するところまでを管理しますが、複数の業務が含まれます。

・見積もり作成・提出

・契約締結

・受注処理

まず、顧客から要望があった商品について見積書を作成し、提出します。見積もりで提示するのは、価格や納期、納品条件などです。提示した見積書について双方が合意したら契約を締結し、契約内容をもとに商品出荷に向けて、社内で受注処理を行います。

なお、見積書は状況に応じて複数回作成することもあります。確定した見積書の注文内容に応じて、正確に受注管理を行うことが大切です。

（2）出荷管理

次に行うのが、出荷管理です。出荷管理では、受注情報に基づいて商品を出荷し、顧客に納品するところまで管理します。

商品を手配する際には、品番や個数、納期を正しく伝達しなければなりません。納品ミスや納期遅れを回避するためにも、納期に合わせて商品の生産、梱包、発送に至るまで出荷スケジュールを綿密に組む必要があります。

その後、商品が納品されたか確認する段階に移ります。納品伝票や受領証に顧客のサインをもらい、確実に納品されたかチェックしてください。注文通りに正しく納品できていたら受領印をもらって納品業務が完了します。

配送業務を外部委託している場合は、配送手配や納品の進捗状況確認も管理業務に含まれます。また、納品物の保守管理を行う場合には、忘れないよう内容を控えておきましょう。

（3）請求管理

請求管理では、顧客に請求書を発行し、実際に入金されたか確認します。請求書は、顧客が商品を受領したことを証明する受領証や検収書などを受け取ったのち、顧客の振込スケジュールに合わせてスピーディーに発行しなければなりません。

請求書には、請求金額だけでなく代金の振込期日も記載する必要があります。請求業務が終わったら、振込期日までに入金されているか、実際に支払われた代金と請求額が一致するか確認しましょう。期日までに正しく入金されたと確認できたら入金伝票を作成し、消込作業を行います。

期日までに入金されていなかった場合や金額が異なる場合は、担当者に状況を確認し、経理担当部署から顧客に督促の連絡を行うなど対応しなければなりません。代金が正しく回収できなければ収益が確保できませんので、請求管理は非常に重要です。

（4）在庫管理

在庫管理は、出荷情報や製造情報にひもづけて商品の在庫数を管理し、適切な在庫状況を維持することです。

在庫管理では、完成した商品の数だけでなく、製造前の材料や仕入れた資材の数、製造途中の商品も確認しなければなりません。また、データ上の数字を確認するだけでなく、実際に商品が存在しているか棚卸による数量確認も行う必要があります。

商品を出荷した後在庫が足りなくなれば、その後のスムーズな出荷ができません。反対に、在庫を過剰に抱えていると保管費用や人件費、廃棄・処分の費用が余計にかかってしまいます。在庫管理では、過不足のない在庫を過去の実績などから判断し、在庫量を適切に維持していくことが大切です。

（5）仕入管理

仕入管理は、商品の製造やサービスに必要な資材の調達に関する管理全般のことです。

必要な資材の見積もりを請求し、価格や納期などの条件で仕入先と合意したら契約を締結し、発注します。特定の仕入れ先がない場合は複数社から見積もりを取り、選定したところから仕入れるのが一般的です。

発注にあたっては、数量や金額、納品場所などを記載した注文書を作成・発行します。発注した資材が納品されたら検品処理を行い、必要に応じて受領証や検収書を仕入先に発行してください。

支払いについては、仕入先から送られてくる請求書に基づいて行います。請求書が届かない場合は催促するなどして、適切に支払わなければなりません。

4. 販売管理の方法

販売管理の目的や業務フローをご紹介しましたが、販売管理は具体的にどのような方法で行えば良いのでしょうか。近年では販売管理システムやソフトを導入するのが一般的です。

従来はExcelを使って手作業で行われることも多かったのですが、販売管理を行いたいタイミングで手軽にできること、インターネット上で無料テンプレートが配布されていることから、コストをかけずに済む点はメリットです。一方、Excelでの販売管理には以下のようなデメリットもあります。

・リアルタイムで情報を更新できない

・管理項目が多すぎる

・属人的な管理になりがち

販売管理と一口に言っても業務は多岐にわたるため、Excelでの管理だと煩雑になりかねません。また、扱う商品の数や種類が多くなれば人的ミスも起こりやすくなるでしょう。そのため、Excelでの手作業による管理よりも、販売管理システムの導入がおすすめです。

5. 販売管理システムとは

販売管理システムとは、部門ごとに分かれている販売に関わる業務を一元管理し、業務効率化を促進するためのツールです。販売のプロセスには受発注や出入荷、請求、入金など様なさまざま業務が関わってきます。販売管理システムの導入により、集計データを統合的に分析するなどして、販売活動全体の状況を俯瞰的に把握することが可能です。

ただし、自社に合ったシステムを選定するためには導入目的を明確にし、販売管理システムの仕組みや種類、機能などを慎重に検討する必要があります。ここでは、それぞれについて詳しく見ていきましょう。

5.1. 販売管理システムの導入目的

販売管理システムの導入目的は、主に以下の3点です。

【販売管理システムの導入目的】

・人的ミスの防止

・情報の一元化

・業務全体の可視化

まず挙げられるのが、人的ミスの防止です。人的ミスの改善のためには、効率的な仕組みづくりやシステムの導入が欠かせません。販売管理システムを導入し、必要なデータを入力すれば各書類に自動的に反映できるため、手作業によるミスを減らし、確認する時間も短縮できます。

次に挙げられるのが、情報の一元化です。販売に関わるデータは多岐にわたり、部門ごとに管理していると経営判断に必要な情報を把握するのが難しくなります。販売管理システムを導入することで、各部門でバラバラに把握していた情報をまとめて確認することが可能です。それにより、部門間の申し送り業務の負担軽減や、売れ筋商品なども把握できるようになるでしょう。

業務全体の可視化も、販売管理システム導入目的の一つです。販売管理システムを導入することで、各部門の業務内容を一元管理できるため、部門ごとの進捗状況を可視化できます。それにより、スムーズな連携が可能です。例えば、部門間で仕入れや販売などの業務を分けている場合でも、連携することで過剰な在庫を防止し、コストの削減にもつながります。

5.2. 販売管理システムの仕組み

販売管理システムには、商品とお金の流れを管理するために多種多様な機能が搭載されていますが、それらの機能はどのような仕組みで実行されるのでしょうか。データベースとアプリケーションの観点から解説します。

販売管理システムの仕組みの基本は、「RDBMS（リレーショナルデータベース管理システム）+アプリケーション」です。販売管理の業務フローをデータベースで一元管理し、データを検索・加工して利用するためにアプリケーションが必要となります。

まずは、属性の異なるデータを蓄積するマスターテーブルを複数作成し、それぞれを関連付けたデータベースを用意します。例えば、「商品マスター」「仕入先マスター」「顧客マスター」の各テーブルを「在庫管理マスター」に関連付けるといった具合です。これにより、例えば商品マスターの個別レコードとひもづけられた在庫状況を一覧表示できます。

また、RDBMSの特徴は複雑なデータを関連付けて管理できることですが、必要な情報にアクセスし活用するためには、データベースを検索し加工できるアプリケーションが必要です。アプリケーションをデータベースに接続し、検索条件や自動計算を実行できるボタンを設置することで、単品在庫、商品情報、仕入先、顧客などの多様なデータを自由に連携できる販売管理システムができあがります。

5.3. 販売管理システムの種類

販売管理システムには、主に以下の3種類があります。

【販売管理システムの種類】

・業務特化型

・汎用型

・在庫管理が不要な業種向け

それぞれの概要や特徴、どんな企業におすすめなのかを以下の表にまとめました。

5.4. 販売管理システムの機能

販売管理システムは、販売という企業活動の根幹を担う業務を一括管理する業務システムです。販売管理システムには、販売管理の各業務フローに対応した機能が搭載されています。

販売管理システムの主な機能は、以下の3種類です。

【販売管理システムの主な機能】

・販売管理機能

・在庫管理機能

・購買管理機能

それぞれの機能でできることをまとめると、以下の表の通りです。

6. 販売管理システムの導入メリット

販売管理システムでできることは多岐にわたりますが、導入するメリットはどこにあるのでしょうか。

販売管理システムの導入メリットは、以下の通りです。

【販売管理システムの導入メリット】

・業務負荷を削減できる

・在庫を最適化できる

・部門間の連携を強化できる

・経営戦略に活用できる

・社内の不正を抑制できる

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

6.1. 業務負荷を削減できる

販売管理システム導入で得られる大きなメリットが、業務負荷を削減し、業務効率化が可能になることです。

販売管理に関わる工程は反復作業が多いため、自動化により抜け・漏れやダブり、手戻りを防ぐことができます。

また、伝票作成のための複雑な計算も迅速にでき、そのデータをいつでも検索し活用できます。また、複数の作業を同時進行で進めたり複数のデータを一元管理したりすることも可能なので、現場の業務負荷が軽減され、大幅な業務効率化が見込めるでしょう。ヒューマンエラーを防げることもメリットです。

6.2.在庫を適正化できる

販売管理においては、在庫状況を適切に保つことが重要です。在庫が過少になるとタイムリーに取引先に商品を提供できず、反対に在庫が過剰になると保管場所を確保しなければならず、コストもかさんでしまいます。

販売管理システムを導入することで出荷管理、入荷管理、棚卸管理という一連の在庫管理業務がスムーズになります。システムによっては商品の受注状況と在庫数を併せて管理できるものもあるため、ムダな在庫や過剰な資材発注を防ぐことも可能です。ムダな在庫を抱えなくて済むようになれば、保管コストも削減できるでしょう。

6.3. 部門間の連携を強化できる

販売には様々な部門が関わってきます。そのため、販売管理システムの導入により、販売に関するデータを異なる部署・部門間で共有できる点は大きなメリットです。

受注管理や販売管理、在庫管理をシームレスに行うことができ、営業、販売、在庫管理などの部門間で同じデータを共有できるので、連携もスムーズです。生産管理とも連携することで、より部門間の連携を強化できるでしょう。

6.4. 経営戦略に活用できる

販売管理システムの導入により、受発注や入出金の状況を即時にまとめることができます。販売データをリアルタイムに把握できるため、その時々の損益をタイムリーに可視化することが可能です。損益データの可視化や蓄積したデータを分析することで、経営戦略や営業計画の期中の見直しに活用できます。

また、商品の売れ行きの状況も即時に把握できるため、商品の改善や新規商品の開発、顧客への提案もスピーディーに行えるようになるため、販売戦略やマーケティングに活かすことができ、業績アップにも貢献するでしょう。

6.5. 社内の不正を抑制できる

販売に関わる各部門が情報を共有し、連携しやすくなることが販売管理システムのメリットの一つですが、このような情報共有の促進により互いに監視し合う環境が自然に構築されるようになります。また、ヒューマンエラーを抑えることができるため、業務の属人化によるブラックボックス化を回避することが可能です。

販売管理システムの導入で、社内の不正を抑制することができ、ひいてはコンプライアンスの向上にもつながるでしょう。

7. 販売管理システムを選定する際のポイント

受発注件数や扱う商品数が多いと、情報が煩雑になり、他部署との連携もうまくいかないことが少なくありません。そこで、販売管理システムを導入することにより、情報の一元管理が容易になり、業務の正確性も向上します。部門間で情報を共有でき、業務や帳票の標準化も可能です。

しかし、自社に合った販売管理システムを選ばなければ、メリットを十分に享受できません。では、どのような点に注意して販売管理システムを選定すれば良いのでしょうか。販売管理システムの選定ポイントは、以下の通りです。

【販売管理システムの選定ポイント】

・自社の業種・業務にマッチするか

・現行のシステムと連携できるか

・パッケージ型かオーダーメード型か

・クラウド型かオンプレミス型か

・サポート体制は整っているか

それぞれについて、詳しく解説します。

7.1. 自社の業種・業務にマッチするか

販売管理システムは製造業、卸売業、小売業などの業種で導入されることが多いですが、業種や業務によってカバーすべき領域は異なります。そのため、自社の業種や業務にマッチした販売管理システムを選ぶことが非常に重要です。

例えば、伝票計算や伝票作成の自動化支援に重点を置くのか、情報の共有・蓄積によるデータ活用を推進したいのか、販売管理の一連の業務フローを円滑化したいのかなど、ニーズによっても選ぶべき販売システムは変わってくるでしょう。

汎用型の販売システムは幅広い業種や販売スタイルに対応できるものが多いですが、場合によっては業種特化型のシステムを選んだ方が使いやすいケースもあります。必要に応じて契約管理やプロジェクト管理、工数管理が行えるか、異なる拠点間のデータを一元管理できるか、月額請求や従量課金請求ができる機能が搭載されているかなど、自社に必要な機能があるか慎重に検討してください。

その際、自社の業務内容を改めて整理し、機能に過不足がある販売管理システムは候補から外し、メリットが多いシステムを選ぶのが賢明です。

7.2. パッケージ型かスクラッチ開発型か

販売管理システムには、パッケージ型とスクラッチ開発型があります。パッケージ型はすでに完成されたシステムを導入するタイプ、スクラッチ開発型は一から自社に合わせてシステムを構築するタイプです。

パッケージ型とスクラッチ開発型のメリットとデメリットは、以下の表の通りです。

パッケージ型は、抱える課題があまり複雑でない企業や早く結果を出したい、コストを抑えたい企業に向いています。カスタマイズなしで標準的な機能により、比較的低コストで迅速に成果を得られるでしょう。

一方、スクラッチ開発型は、独自の課題や自社ならではのニーズがある企業に向いています。こうした課題やニーズがあるとパッケージ型ではカバーしきれないので、状況に合わせてカスタマイズできる方が良いでしょう。

7.3. クラウド型かオンプレミス型か

販売管理システムを選定する際には、インターネットを経由して利用するクラウド型なのか、自社内にサーバーやネットワークを用意するオンプレミス型かという点も判断する必要があります。

クラウド型とオンプレミス型のメリット・デメリットは、以下の表の通りです。

クラウド型は、スピードが求められる業種や、従業員の外出が多い企業に向いています。一方、オンプレミス型は工場などでの現場業務支援システムが必要な企業、顧客の重要な情報を多数管理する企業などにおすすめです。

7.4. 現行のシステムと連携できるか

現行のシステムと導入したシステムが連携できないと、せっかくシステムを導入してもそのまま使用できない可能性があります。そうするとバラバラに使用することになりかねず、業務効率化のために導入したのにかえって業務が煩雑化する事態に陥りかねません。

例えば、会計システムやPOSシステムとの連携、ハンディターミナルとの連携などの機能があるか、自社が販売管理システムで何を実現したいのか、そのシステムで何を実現できるのか慎重に検討し、システムを選定するようにしてください。

7.5. サポート体制は整っているか

販売は企業にとって基幹業務の一つなので、システムのトラブルを理由にストップできません。そこで、導入後どのようなサポート体制が整えられているかという観点から販売管理システムを選ぶことが大切です。

例えば、問い合わせ方法や対応時間、休日対応の有無など、エラーやダウン時のサポート体制についてしっかりチェックしておく必要があります。また、OSのバージョンが新しくなった時に自動的にアップデートされるかどうかも確認しておきましょう。

オンプレミス型の場合は、保守担当者がいつでも復旧にあたれる体制を整えておく必要があります。

8. 「GrowOne 販売情報システム」で販売管理を効率化

株式会社 ニッセイコムでは、「GrowOne 販売情報システム」をご提供しています。

パッケージ導入とスクラッチ開発の良いところ取りができる"セミオーダー開発"により、お客様の業務にシステムをジャストフィット。蓄積された業務ノウハウと柔軟なカスタマイズにより、同業種のノウハウを業務に取り込みながら、販売管理の基本業務のさらなる効率化を図れます。

また、パッケージ導入では対応が難しい業種独自の機能を搭載することも可能です。充実した業種別構築事例がございますので、セミオーダー開発でシステムを短期間、低コストでご利用いただけます。

「GrowOne 販売情報システム」の大きな強みは、かんたん受発注入力、受発注データ・マスタのCSV取り込み、在庫切れの1クリック表示、売上の一括処理などの機能を搭載していること。お客様ご自身で自由にデータを集計することも可能です。外部システムへの連携やインボイス対応もできます。

自社の業務に合わせて販売管理を行い、業務効率化を図りたいとお考えでしたら、「GrowOne 販売情報システム」をぜひご検討ください。

9. おわりに

販売管理は、販売活動に関わる商品とお金の流れを管理する業務です。販売管理は、収支の状況を可視化し、損益や商品ごとの売上を把握するために、どの業界や業種でも欠かせません。手作業で行うこともできますが、膨大な業務を正確に行うためにも販売管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

ただし、販売管理システムと一口に言っても、パッケージ型かオーダーメード型か、クラウド型かオンプレミス型かなど、選定の際に注意すべき点は少なくありません。業務を効率化するためにも自社にマッチしたシステムを導入する必要があります。販売管理システムの選定にお悩みでしたら、セミオーダー開発でシステムを短期間、低コストでご利用いただける「GrowOne 販売情報システム」をぜひご検討ください。