GrowOneシリーズ（人事・給与） 導入事例株式会社交通新聞社様

--　はじめに、人事・給与システムをリプレースされることになった経緯について教えていただけますか。

（土井氏）これまで約10年ほど使用していた人事・給与システムを、サポート契約更新のタイミングで一新させる決断をしました。

既存のシステムは給与と人事が別々のスタンドアロンのシステムで、小規模の事業体向けのパッケージでした。人事と給与でデータ連携がなされておらず、社員マスターも別々でした。そのため、手作業でデータの入出力をして繋がなくてはならず、常にミスや抜け漏れに神経をつかっていました。

このまま既存のシステムをやりくりしていくよりも、現在の当社の業容や社員規模に適したものに入れ替え、データの一元管理や作業の効率化を図ったほうが、業務のトータルコストを下げられると判断しました。

以上のような経緯で、2011年秋頃より新しいシステムの選定作業を開始しました。インターネットで検索をして、15社の製品をピックアップし、そこから絞り込みを行いました。

--　15社の候補の中から、自社に合った製品をどのように絞り込んでいかれたのでしょうか。

15社から一気に1社に絞るのではなく、段階を分けて徐々に絞り込んでいきました。具体的には、以下のとおりです。

・ステップ1：書類審査によって、15社から5社に絞る
・ステップ2：プレゼンによって、5社から2社に絞る
・ステップ3：2社から最終的に発注する1社を決める

--　それぞれのステップについて、具体的な選定方法や、成否を分けたポイントなどを詳しく伺ってもよろしいですか。

はい。それでは順にご紹介します。

ステップ2：プレゼンで5社から2社に

--　次の「ステップ2：プレゼンによって5社から2社に絞る」について教えてください。

（川瀬氏）5社に来社していただき、システムのデモを含めたプレゼンテーションをお願いしました。質疑応答を含めて、1社につき2～3時間でした。

プレゼンに際しては事前にこちらから情報提供をしないと、各ベンダーも困ってしまうと考えました。あれもこれもと機能を並べ立てたり、ベンダー側が話したい所だけを強調するようなプレゼンではお互いの時間がもったいない。

そこで以下のような情報を、事前に各ベンダーに提供しました。

＜帳票の公開＞

「○月分の給与集計表」など、既存のシステムで出力している様々な帳票をダミーデータで作成し、「これと同じものを作ることができるか？」というリクエストをしました。帳票の中には、毎月必ず作成するものと、リクエストに応じて突発的に作成するものがあります。

現行の全ての帳票作成を実装してほしいということではなく、「標準機能で出力可能／カスタマイズすれば可能／必要であればデータを吐き出せるのでこうすればOK」といった説明をしてもらおうと考えました。

＜「求めているもの」の明確化＞

「データの一元化」や「業務効率化」といったあいまいな言葉が一人歩きしないように、現状の課題を整理して「求めていること」を明確に伝えるための質問表をつくり、事前に提示しました。

「○○の業務でチェック漏れが起きやすい」「○○に関する処理時間を減らしたい」といった形で、できるだけ具体的に課題を明記し、どのようにそれが解決できるかを説明してもらおうと考えました。

上記について各ベンダーに準備をしていただいた上で、プレゼンテーションを実施し、5社から2社に絞りました。

--　プレゼンテーションによって選ばれたベンダーは、どこが優れていたのでしょうか。

このステップで差がついた点としては、2つ挙げられます。

まずシステムのインターフェースや操作性。デモを見て比較をしましたが、同じ人事・給与パッケージでもこの部分はベンダーによって差がありました。

実際にシステムを操作する担当者の中には、IT面に詳しくない者も多いです。自分の業務とシステム画面に表示されている言葉がきちんと繋がり、「今自分は何をしているか」「この機能で何ができるか」が直感的にわからないと作業が滞ってしまいます。

選ばれた2社のパッケージは、メニューや各種データのレイアウトや、要所でのドラッグ＆ドロップ操作、差分を比較する際の表示のされ方などの点で、他の3社をリードしていました。

もう1つは「質問のリアクション」です。
流暢に説明をしてくれても、その後の質疑応答で詰まってしまったり、あいまいな回答をされたりすると、やはり導入後が心配になってしまいました。

選ばれた2社の営業・エンジニアの方々は、こちらからの質問に的確に応えてくれたり、その場しのぎの回答をせずに更に掘り下げた質問を返してくれました。自分たちのパッケージのことだけではなく、実業務のことをよく理解していて、経験があるのだと頼もしく感じました。

ステップ3：最終的にニッセイコムを選んだ理由

--　最終候補に残った2社から、ニッセイコムのGrowOne Cubeを選んだ理由を教えてください。

（土井氏）最終選考にあたって、2社とはもう1度顔を合わせ、つぶしきれていない細かい部分を詰めていきました。

具体的には、まず業務を細かい工程に切り分けてリストアップしました。月の業務は29項目、年間の業務は33項目になりました。それらについて、両方のベンダーと一つ一つ吟味していきました。

各工程について、
・パッケージの基本機能内で実現できるか
・どのくらい時間がかかるか/削減できるか
・この工程自体を無くすことはできるか

といった観点で「○△×」をつけていきました。更に各工程ごとの重要度や作業時間でウェイトをつけ、全体の総合点で比較を行いました。細かく見ていくと、1つの帳票作成にかかる時間が「半日 vs. 3日間」など、2社のパッケージで差が現れてきました。

機能面で勝っていた（○の数が多かった）のは、ニッセイコムのGrowOne Cubeでした。特に以下のような機能については優れた点だと思いました。

＜給与パッケージ＞

・計算式の設定内容を、設定形式（項目記号表記）と日本語表記（項目名表記）で表示・印刷が可能なため、プログラムの知識がなくても細かい計算式の確認や変更が楽にできる。また、計算式以外の設定内容もリスト出力が可能なため、いつでも最新の設定内容が確認できる。
・財務的なコードと人事的なコードで別々に集計できるので、部署や組織改編にも対応できる。
・過去の支給実績データを任意に抽出し、傾向把握や未来予測が容易にできる。

＜人事パッケージ＞

・異動シミュレーションがドラッグ＆ドロップで行うことができ、イメージしやすい。複数案を作って選択することもできる。
・発令処理についての自由度が高く、融通がきく
・データ出力の制約が少ない（他社パッケージではカスタマイズが必要なケースが多かった）

費用面ではほぼ互角でしたが、上述のような機能面での優位性や、何度かお会いした際の営業・エンジニアの方々の経験の豊富さ、信頼感などを総合すると、移行や運用面も含めた全体のコストパフォーマンスはニッセイコムのほうが優れていると判断しました。

2012年夏にニッセイコムのGrowOne Cubeの導入を決定し、システムの移行作業が始まりました。2013年3月より並行稼働を行い、7月からは新システムでの業務に切り替えました。並行稼働は年内で終了させる予定です。