販売管理　関連コラム建材卸売向け販売管理システムの特徴とは
導入のメリットについても紹介

1. 建材卸向け販売管理システムの特長

販売管理システムは受注から納品、請求・代金回収までのプロセスで「商品やサービス」「お金」の流れを管理するシステムです。販売管理システムはさまざまな業界・企業が導入しており、建材卸においてもその活用が進んでいます。ここでは建材卸向けに提供される販売管理システムの特長を4つ紹介します。

1.1. 販売管理システムの基本的な機能

販売管理システムの基本機能は下記のとおりです。

・見積の管理

・受注管理

・売上管理

・請求管理

・回収（入金）の管理

商品販売前の見積もり段階から請求まで一貫してシステムが担える特徴を持ちます。そのため、販売のフローで発生する見積書や受注伝票、納品書や請求書などさまざまな書類を作成可能です。

なお、上記の機能で不十分な場合は「機能拡張タイプ」という選択肢もあります。機能拡張タイプでは上記の機能に加えて購買管理や在庫管理などの機能も付随します。仕入情報の把握や在庫管理もまとめて行いたい企業に適しているでしょう。

1.2. 建材卸向け販売管理システムでできること

一口に販売管理システムといってもその種類は多様です。ベンダーは汎用的なシステムだけでなく、業界や業種ごとに最適化されたパッケージを提供可能です。

建材卸向け販売管理システムでは、業界特有の商習慣を意識した機能が標準装備されていたり、現場単位での進捗を管理できたりと使い勝手が工夫されています。具体的な内容を紹介します。

建材卸向けの販売管理システムでは、現場ごとに受発注管理が可能です。そのため、現場ごとに収益の確認ができ、適切な在庫管理や人材配置につながります。建材卸の場合、ひとつの箇所でまとまった受発注を行うよりも現場単位での発注が多く、その範囲は多岐にわたります。

そのため、マンパワーで管理するとヒューマンエラーが発生する可能性が高くなるでしょう。建材卸の商習慣を踏まえた販売管理システムを導入すると、各現場の案件単位での進捗管理や利益管理がかないます。

建材卸では各現場や案件ごとに求められる商品が多彩です。そのため、在庫するものだけでなく取り寄せやメーカー直送など複数の受注形態が発生します。受注形態が多岐にわたる場合、納期管理が煩雑になりスムーズな納品が難しいこともあるでしょう。

建材卸に特化した販売管理システムを導入すると、さまざまな受注形態をひとつの画面で把握・管理可能です。発注状況を誰が見ても理解できるため、トラブル防止に役立ちます。

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2. 販売管理システムを建材卸で活用するメリット

ここからは建材卸の企業が販売管理システムを導入する3つのメリットを紹介します。自社で抱えるさまざまな問題を販売管理システムの導入で解決できる可能性があるでしょう。

2.1. 業務の負担軽減による効率化

1つ目のメリットは従業員の業務負担軽減と効率化です。システムを導入すると複数の作業が自動化されます。そのため、現場・バックオフィス双方の業務時間短縮につながるでしょう。建材卸においては在庫や商品名、請求額等さまざまな項目を管理するため、属人化している企業も見られます。

しかしその場合、人が抜ける、変わるとまた把握から行うため業務が進まない課題を抱えるでしょう。システム導入で業務を自動化し、属人化を防止しかつ効率化を図れるメリットがあります。

2.2. 情報の一元管理とヒューマンエラーの防止

2つ目のメリットは情報を一元管理でき、かつヒューマンエラーを防止できる点です。受発注において多発する記録漏れや記載ミスなどのエラーをシステムによる自動化で抑止できます。また、一元管理できるからこそ部署間でひとつの情報を共有でき、全部門が運用しやすいチェック体制を構築し、ミスの再発防止を目指せるでしょう。

ヒューマンエラーはどれだけ注意してもゼロにすることは難しい課題です。しかし、システム導入で自動化し、フローを統一すると従来のエラーを大きく削減できるでしょう。

2.3. データをもとにした経営戦略の立案

3つ目のメリットはデータ管理が容易になる点です。販売管理システムを導入することによって、受発注や請求のステータスなどさまざまなデータ管理が行いやすくなるでしょう。また、システムの導入でこれまで営業部門のみが確認していた情報を企業全体で確認できるようになります。

その結果、よりよいユーザーへのアプローチや現場の声を反映した受発注フローへ改善するきっかけが生まれる可能性もあります。さらに、システム内に蓄積された情報は経営判断にも役立つでしょう。

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3. 販売管理システムを建材卸で活用するデメリット

ここからは建材卸で販売管理システムを導入するデメリットを2つ紹介します。販売管理システムはメリットが豊富にあるものの、懸念点もあります。導入前に把握しておきたい注意点への理解も深めましょう。

3.1. システム導入に労力がかかる可能性がある

1つ目のデメリットはシステム導入時に労力がかかる点です。初めてシステムを導入する場合、担当者の専門知識が不足して導入が進まない、思ったような成果を出せないといった悩みを抱える企業が多く見られます。このデメリットはさまざまなITツール導入で起こりうるポイントのため、事前に対策を講じましょう。

具体的な方法としては、抱える課題を洗い出したうえで、自社にあったものをおすすめしてくれるベンダーを選ぶことが大切です。現在、仕入から請求までの中で何に困っているか、どうしたいかを相談し、適切なツールを提案してくれるベンダー選びがシステム導入のカギです。

3.2. 現場によっては受け入れられない可能性がある

2つ目のデメリットは現場の体質によってはシステムを拒否される可能性です。長年、手作業で販売管理を行っていた企業の場合、システムそのものを受け入れてもらえない可能性もあるでしょう。

特に、デジタルデバイスに馴染みがない世代の場合は「従来の方法に不満はない」「新しいものを使いこなせるか不安」と恐れの気持ちから、抵抗感を持つ可能性があります。

その場合は、販売管理システムを導入する前に、ハードルが低いツールから始め、販売管理システムにつなげる根気が必要です。チャットツールやビデオ会議ツールなどの導入から始めましょう。

4. 建材卸において販売管理システムを導入するとどうなる？

販売管理システムはメリットだけでなくデメリットも加味して導入を検討しましょう。ここからは実際に建材卸において、販売管理システムを導入した場合の成功例を3つ紹介します。販売管理システムの導入は従業員の負荷が減るだけでなく、企業の経営状態向上にも寄与します。

4.1. 営業担当者の事務処理負荷が減る

1つ目の成功例としては、営業担当者の事務処理にかかる時間を短縮できるものが挙げられます。企業内で営業担当者が在庫管理まで行っている場合、営業まわりから帰ってきて事務作業を行っていた分の時間を削減可能です。業務時間の削減は効率化だけでなく、働き方にもポジティブな影響を及ぼすでしょう。また、事務処理にかかる時間を短縮すると、クライアントワークに注力できる可能性もあります。

4.2. 原価管理のミスが減りキャッシュフローが正確になる

2つ目の成功例として、キャッシュフローの変化があります。システムの導入は数値面でのミスが減り、透明性が高いキャッシュフローにもつながります。予算組みの際に原価想定を行い、変更があった場合、手作業では抜け漏れが発生する確率が高いでしょう。

しかし、システムを導入し、変更のたびに入力する習慣が定着すると修正をシステムで行うため、原価予測が確実になり、最終的な価格が明確になります。そのため、キャッシュフローが正確になり、資金繰り向上にもつながるでしょう。

4.3. 材料の発注と工事の進捗を把握できるようになる

3つ目の成功例としては、材料の発注と工事の進捗を同時に把握でき、齟齬が減るものが挙げられます。販売管理システムでは工事番号で実行予算や工事原価、請求業務をひも付けし、進捗やどれくらい費用感がかかっているかを把握可能です。そのため、バックオフィスから営業、現場と部門を通してひとつ案件を把握できるため、連携が取りやすくなるでしょう。

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5. 販売管理システム導入のポイント

ここからは建材卸において、販売管理システムを導入する際に知りたい導入のポイントを紹介します。扱う商品や形態が特殊なことから、システムは汎用的なものよりも業種や業態に特化した商品を選択すると導入成功に近づきます。3つのポイントを把握して導入を検討しましょう。

5.1. 業種や業態に適したシステムを選ぶ

販売管理システムの導入は、建材卸に特化したものを選択しましょう。システムは多くの業種で使えるものから各業界や業種に特化したものまで幅広くあります。建材卸の導入実績があるものを選択したほうが使い勝手がよいでしょう。また、建材卸のシステムを扱っているベンダーかつ導入実績がある場合は経験をもとに具体的なアドバイスをしやすく、見通しを持って導入できます。

5.2. 必要な機能を絞る

販売管理システムは必要な機能に絞り、予算の中で導入しましょう。販売管理システムは基本機能だけでなく機能拡張が豊富に存在します。その機能は各ベンダーによって少しずつ異なるため、複数社から話を聞いたうえで自社に必要なものを選定しましょう。

不必要な機能を入れると、コストがかかったり使いこなせなかったりと失敗につながります。ベンダーを選択する場合は、自社の課題洗い出しから適切な機能の選定まで丁寧に確認してくれるところがおすすめです。

5.3. ベンダーのサポート体制を重視する

販売管理システムは導入時だけでなく、運用中のトラブルシューティングも必要です。どのシステムもトラブル発生の可能性は否めません。そのため、ベンダーのサポート体制を確認しておきましょう。土日祝日は対応しているか、夜間の対応はどうかなど自社のニーズと照らし合わせます。なお、万が一障害発生時の対応フローやスピード、対応にかかる費用の確認も行いましょう。

6. まとめ｜建材卸の販売管理システムはニッセイコムへ

建材卸において、販売管理システムを導入すると従業員の負担を軽減し、さらに在庫や売上の健全化にもつながります。現在、ヒューマンエラーが多発や従業員の負担に課題を抱えている場合はぜひ検討しましょう。

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