企業の未来を創るビジネスコラム ひらめきのタネ 在庫管理システムとは? 在庫管理における販売管理システムの役割も紹介

2024年03月23日



在庫管理システムや販売管理システムは、企業の販売に関連する業務全般をスムーズかつ適切に管理するために欠かせないシステムです。

本記事では、在庫管理システムと販売管理システムの役割を紹介するとともに、導入のメリットやシステムの選び方などを紹介します。商品管理にお悩みの方や、システムの導入を検討し始めている方は、ぜひ参考にしてください。

目次
1. 在庫管理システムの役割とは

2. 在庫管理における販売管理システムの役割とは

3. 在庫管理システムを導入するメリット
3.1. 在庫状況を可視化できる
3.2. 余剰在庫を減らせる
3.3. 欠品による機会損失を防げる
3.4. 業務効率が上がる

4. 販売管理システムでできること|販売管理だけではない
4.1. 販売管理
4.2. 在庫管理
4.3. 購買管理

5. 在庫管理システムを選ぶポイント
5.1. 導入目的に適した機能が備わっているか
5.2. 企業商品・サービスにあった管理方法か
5.3. 予算内で購入・運用できるか

6. 販売管理システムを選ぶポイント
6.1. クラウド型とオンプレミス型の特徴を把握する
6.2. 複数のシステムを比較する
6.3. 経営層だけではなく現場担当者の意見を聞く

7. まとめ ~販売管理システムでは販売・在庫・購買管理が可能~

1. 在庫管理システムの役割とは

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在庫管理システムとは、企業の在庫情報を管理するシステムです。企業が所有する在庫を、入荷から出荷まで適切に行えるよう数量管理はもちろん、製造費や原材料情報なども管理して、品質を維持する役割があります。

システムにより正確な数量を把握できると、在庫の過不足を減らし、機会損失をなくす役割があります。

紙やExcelなどでの管理は、人の手で記載、転機を一つひとつ行うため、タイムラグやミスが生じやすい課題がありました。しかし、在庫管理システムであれば、入荷や出荷の情報が自動で反映されるため、在庫数や場所をリアルタイムに把握可能です。

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2. 在庫管理における販売管理システムの役割とは

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そもそも販売管理とは、販売活動にかかわる「モノ(商品・サービス)」、「カネ」の流れを管理する業務です。販売管理システムは、受注から納品、請求、代金回収までの「モノ(商品・サービス)」、「カネ」の流れを一括で管理するシステムを指します。

流れを一元管理して業務を効率化するとともに、集計データを統合的に分析して、販売全体の状況を確認することが可能です。販売活動に必要な収支情報の確認を容易にし、受注の傾向を把握する際にも役立ちます。また、自社が抱える商品や部品等の在庫をタイムリーに把握できる機能も備わっており、受発注の基本となるフローや在庫管理においても重要な役割を担います。

3. 在庫管理システムを導入するメリット

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こちらでは、企業が在庫管理システムを導入するメリットを4つ紹介します。在庫管理システムは、業務の効率化を図るために重要なシステムです。在庫管理システムの効果を発揮させるためには、自社が抱える問題にマッチしたシステムであるか知る必要があります。自社での導入を検討している場合は、メリットを把握して、自社の課題を解決できるか確認しましょう。

3.1. 在庫状況を可視化できる

在庫管理システムでは、在庫状況が把握しやすいメリットがあります。また、原材料や製品などの一括管理が可能です。倉庫が複数拠点ある場合でも包括して一元管理が可能なため、システム内で各倉庫の在庫状況を切り替えて確認できるうえに、企業全体の在庫状況も確認可能です。複数拠点の在庫状況を比較もできるため、適切な在庫数の維持に欠かせないシステムといえるでしょう。

また、営業担当者が営業先から在庫管理システムにアクセスできるようにすれば、出先でもすぐに在庫の確認が行えます。在庫の確認と確保がその場でできるため、柔軟な顧客対応が可能となり、営業活動の効率化にもつながるでしょう。

3.2. 余剰在庫を減らせる

在庫管理システムで一括管理を行えば、仕入れや入荷作業の適正化が図れるでしょう。1拠点でも複数拠点でも、在庫状況がまとめて確認できます。在庫管理システムを導入していないと、複数拠点で在庫を管理している場合、どの場所にどのくらいの在庫が確保されているかすぐに確認ができません。在庫数の反映にタイムラグが生じると、余分な仕入れや入荷作業が発生してしまう可能性があります。

在庫管理システムを導入していると、各拠点の在庫状況がリアルタイムで反映されているため、適切な仕入れ数の判断が可能です。過剰な発注を防ぎ費用の増加を防ぐとともに、倉庫のスペースを確保するためにも重要な役割を果たしています。

3.3. 欠品による機会損失を防げる

在庫管理システムを導入していれば、その場で在庫状況が把握できるため、倉庫に確保されている在庫数にあわせて適切なタイミングで発注が行えます。常に適切な量で在庫が確保されていれば、機会損失を減らすことにもつながるでしょう。

商品の入荷や出荷の作業において、在庫状況が把握できていないと欠品が発生してしまいます。営業担当者が多くの受注を取ってきても、在庫がなくすぐに入荷できなければ、機会損失をまねく可能性もあるでしょう。機会損失が頻発すれば売上の減少や、顧客満足度の低下にもつながります。

3.4. 業務効率が上がる

在庫管理システムを導入すると、バーコードやQRコードでの管理が可能です。棚卸業務が効率化されるとともに、ヒューマンエラーの削減にもつながると期待できます。

棚卸の際に、在庫情報を従業員が倉庫で数を数えて手作業で記録し、紙やExcelで管理する場合、時間と手間がかかります。また、手作業で記録していくため、在庫数や拠点数が増えるほどヒューマンエラーは避けられないでしょう。

4. 販売管理システムでできること|販売管理だけではない

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販売管理システム導入によってできることは、販売管理だけではありません。こちらでは、販売管理システムができることを3つ紹介します。役割を把握して適切な導入ができるようにしましょう。

4.1. 販売管理

販売管理システムでは、見積や受注、売上、請求・債権などの管理が可能です。企業が顧客から注文を受けて、売上として計上する販売の流れは、企業によって部門を分けて行っています。販売管理システムを導入すると情報が一括管理できるため、部門間で情報共有がしやすくなるでしょう。

見積や受注、請求などのそれぞれの段階で入力を行っている場合、修正が発生すれば各段階で変更が必要です。しかし、販売管理システムで一括管理していれば、修正がすべてに反映されるため、入力の手間を削減できます。販売管理システムは、販売サイクルをスムーズに回すためにも欠かせないシステムといえます。

4.2. 在庫管理

販売管理システムでは、出荷や入荷、棚卸の管理も可能です。顧客から注文のあった商品を迅速に届けることは信頼性にかかわります。受注をしても在庫がなければ、顧客のもとへ商品をすぐに届けられません。時間がかかってしまうと、すぐに受け取れる競合他社に顧客が流れてしまう可能性があります。

販売管理システムによって、適切な在庫数を常に確保しておければ顧客からの注文に対してスピーディーな対応が可能となり、機会損失を避けられるといえます。

4.3. 購買管理

販売管理システムでは、仕入れや支払いなどの管理も行えます。販売管理や在庫管理の情報を参考に、どの商品をいつ・いくらで・どのくらい仕入れるかを確認し、管理が可能です。受注の多い商品や現在の在庫数などを全体的に確認できるため、仕入れのタイミングを計りやすいメリットがあります。販売管理や在庫管理と組み合わせた購買管理により、無駄のない仕入れが実現できるでしょう。

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5. 在庫管理システムを選ぶポイント

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こちらでは、自社にあった在庫管理システムを選ぶためのポイントを紹介します。在庫管理システムの効果を発揮させるためには、自社の課題に沿った機能が搭載されているかがポイントです。

5.1. 導入目的に適した機能が備わっているか

企業が在庫管理システムを導入する目的にあった機能が備わっているかを確認しましょう。目的の達成に必要な機能が搭載されていなければ、システムの良さは引き出せません。そのため、まずは自社が在庫管理システムを導入したい理由や、導入によりどのような恩恵を受けたいかなどを決めましょう。多機能であることも重要ですが、それよりも自社に必要な機能が備わっているかが大切です。

5.2. 企業商品・サービスにあった管理方法か

企業の商品やサービス状況にあったシステムを選びましょう。例えば、在庫を一つの倉庫で管理しているのか、複数拠点で管理しているのかなど、現在の管理方法によって必要な機能は異なるでしょう。在庫の種類や数が多い場合は、バーコードやハンディーターミナルを利用できるシステムだと効率的に業務を行えます。また、賞味期限がある商品は有効期限の管理ができるシステムだと便利です。

このように自社が取り扱う商品やサービスの特性にあった機能を備えているシステム選びが大切です。

5.3. 予算内で購入・運用できるか

システムの利便性も大切ですが、導入費用や運用コストが予算内に収まるかも確認して選びたいポイントです。在庫管理システムに機能をつけすぎてしまうと、その分価格も上がるでしょう。また、パッケージでの購入か自社用に開発してもらうかなどによっても価格が変動します。あらかじめ予算を決めて、その範囲内で必要な機能を備えたシステムを探しましょう。

6. 販売管理システムを選ぶポイント

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こちらでは、販売管理システムを選ぶポイントを紹介します。効果的な運用をするためにも、自社にあったシステム選びをしましょう。

6.1. クラウド型とオンプレミス型の特徴を把握する

販売管理システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。双方の特徴を把握して、自社の現在の管理方法にあったタイプを選択しましょう。クラウド型は、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。営業先からも確認ができるため、リアルタイムな在庫情報を確認し、受注の判断ができます。

オンプレミス型は自社サーバーにインストールする必要がありますが、カスタマイズを柔軟にできます。

6.2. 複数のシステムを比較する

販売管理システムと一口にいっても、販売している企業によって備わっている機能はさまざまです。自社が必要とする機能が備わっているシステムを選択する必要があるため、複数のシステムを比較検討することが大切です。また、機能とコストのバランスを見るためにも比較が必要といえます。

6.3. 経営層だけではなく現場担当者の意見を聞く

販売管理システムを選ぶ際は、経営層だけではなく、実際にシステムを活用して管理を行う担当者の意見を取り入れましょう。トライアルで担当者にシステムを触ってもらい、どのような機能が必要か、不要な機能はあるかなど意見を聞くと、本当に必要な販売管理システムの導入が可能です。現場委の意見を取り入れているため、現場の業務効率化が期待できるでしょう。

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7. まとめ ~販売管理システムでは販売・在庫・購買管理が可能~

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販売管理システムには、商品の仕入れや受注、出荷、請求、代金回収など、販売にかかわる一連の流れをまとめて管理する役割があります。在庫の状況も一括管理できるため、適正在庫の維持が可能となり、機会損失を防げると売上アップへの貢献が期待できるでしょう。

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