企業の未来を創るビジネスコラム ひらめきのタネ 卸売業向け販売管理システムの特徴とは

2024年03月23日



販売管理システムは卸売業の商品提供から代金回収まで、幅広いシーンで活用できるツールです。そのため、各フローでの業務を効率化できることはもちろん、トラブル防止にも効果が期待できます。

しかし、システムの導入はコストがかかることから不安を感じていたり、導入に失敗したりとネガティブな声も聞かれます。便利な販売管理システムですが、システムの選び方やベンダーによってはうまく活用できない可能性もあるでしょう。

今回は販売管理システムの導入について、概要やメリットを紹介します。また、後半では実際の失敗例を元に成功へのポイントも解説するため、自社のシステム導入に活用してください。

目次
1. 販売管理システムとは

2. 販売管理システムが卸売業にもたらす3つのメリット
2.1. ヒューマンエラー防止
2.2. ペーパーレス化の推進
2.3. 売れ筋分析の効率化

3. 販売管理システムで卸売業に役立つ機能
3.1. 見積管理
3.2. 売上管理
3.3. 請求書の発行
3.4. EDIシステムとの連携

4. 販売管理システム導入のよくある失敗例
4.1. 経営層に納得してもらえず導入を諦めた
4.2. 予算オーバーで経費を圧迫した
4.3. 事前検討が足りていなかった

5. まとめ ~販売管理システムを卸売業で導入するならニッセイコムへ~

1. 販売管理システムとは

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販売管理システムは顧客から注文を受けて商品を納品するまでの過程、また納品した商品の請求までを一括管理できるシステムです。通常、企業活動において1つの商品を受注し、納品、請求までにはあらゆる人や部署がかかわります。その過程においては連携不足から、一貫性がなくなったりトラブルが発生したりすることも多くあります。

しかし、販売管理システムを導入すると、トラブルを抑止できたり効率化できたりと多くのメリットが期待できるでしょう。

なお、販売管理システムの基本的な機能としては、下記が挙げられます。
  • 販売管理
  • 購買管理
  • 在庫管理機能
  • 出力機能

昨今、販売管理にシステム導入を検討する企業が多く見られますが、いずれも上記の基本機能を元に必要な機能を検討する流れです。

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2. 販売管理システムが卸売業にもたらす3つのメリット

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販売管理システムではものの注文から納品、請求まですべての流れを一貫して管理します。システムを活用することで、下記3つのメリットを享受できるでしょう。

2.1. ヒューマンエラー防止

1つ目のメリットはヒューマンエラーの防止です。受発注の中で起こりやすいトラブルとして「発注数量を間違えて顧客に迷惑をかける」といったものが挙げられます。しかし、販売管理システムを導入すると、注文処理や在庫管理、価格設定などの業務が自動化されるためヒューマンエラーを抑止する効果が期待できます。

ヒューマンエラーによる在庫のトラブルは在庫過多やチャンスロスを招くため、阻止したい課題です。販売管理システムで自動化すると、人による発注数のばらつきを防止でき、在庫の適正化にもつながるでしょう。

2.2. ペーパーレス化の推進

2つ目のメリットはペーパーレスの推進です。通常、販売管理においては書類の作成や印刷、書類の保管場所確保などさまざまな物理的課題が発生します。特に、書類の保管はスペースを多くとることから置き場所に悩んだり管理が煩雑と感じたりします。しかし、販売管理システムを活用すると、書類がデバイス上で確認できるためペーパーレス化がかないます。ペーパーレスを推進すると環境への負荷を軽減できるほか、スペースの増加で空間の有効活用も可能になります。企業や店舗においては空間を他の用途に使えたり、店舗の売り場拡大に活かせたりするためメリットが豊富です。

2.3. 売れ筋分析の効率化

販売管理システムにおいては販売データを収集し「どの商品がどれだけ売れたか」「どの時期に販売数が伸びているか」などの情報を分析可能です。そのため、販売管理だけでなくマーケティング戦略にも活用できるでしょう。特に、季節性のある商品の場合はタイミングを逃すと在庫過多やチャンスロスといった売上の増減に直結します。そのため、販売管理システムの導入で売れるタイミングを見計らうことが欠かせません。

3. 販売管理システムで卸売業に役立つ機能

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ここからは販売管理システムの活用において、特に卸売業で役立つ機能を4つ紹介します。トラブルが起こりやすい業務フローにおいてシステムの活用を検討しましょう。

3.1. 見積管理

卸売業においては顧客に対し見積書を発行する機会が多くあります。新商品の導入を顧客が検討する際、見積もりを持参し、検討してもらう機会があるでしょう。この場合に販売管理システムを活用すると、見積書をオンラインで作成でき効率的です。また、システムを活用して見積書発行の履歴を残せます。そのため、担当者間で起こる「出した、出してない」といったトラブルを防止し、スムーズな業務遂行を助けます。

3.2. 売上管理

販売管理システムでは売上管理も容易に行えます。どの商品がどれくらい売れたかといった管理データを誰もが確認できる状態にできます。売上情報を共有できると、営業活動や販促活動において新たな施策を打つ際にスピーディーな判断が可能です。特に、多くの店舗を展開する企業、商品の卸先が膨大な場合はより効果的でしょう。

3.3. 請求書の発行

販売管理システムでは納品後の請求書発行も行えます。請求書の発行は通常バックオフィス業務が担当しますが、これまで手書きで請求書を発行していた場合はシステムの導入で効率化がかないます。請求書のデータは受発注の中で管理されているため、請求は1ヶ月間の蓄積された販売データを元に、半ば自動で行えます。月末月初に請求業務に追われる場合はシステムの導入で負担を軽減できるでしょう。また、経営層目線では、オフィス業務の効率化や人件費の削減につなげられるメリットもあります。

3.4. EDIシステムとの連携

卸売業にフォーカスした販売システムにおいては、EDIシステムとの連携も可能です。なお、EDI(Electronic Data Interchange)は電子データ交換の略称で、企業間で発注書や納品書請求書などの書類をやり取りできるシステムを指します。

卸売業が密接に関わる小売業においてはEDIシステムの活用が進んでいます。販売管理システムでEDIと連携しているものの場合は卸先店舗との連携ができ、在庫の把握や請求などさまざまな業務が双方で簡略化できます。そのため、自社のみでなく取引先の業務効率化にもつながるでしょう。

なお、EDIと混同されやすいシステムとしてEOS(Electronic Ordering System)がありますが、こちらは小売店の発注業務に使うシステムでバーコードを読み取り在庫管理を行うものを指します。EDIは受発注全般に使われるもの、EOSは発注業務に特化したシステムやツールを指します。

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4. 販売管理システム導入のよくある失敗例

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ここからは販売管理システムを導入する際、よくある失敗例を3つ紹介します。失敗例を元に、自社での導入を成功させましょう。

4.1. 経営層に納得してもらえず導入を諦めた

よくある失敗例として、現場では導入に向けて準備が進んでいても経営層にシステム導入を納得してもらえない、といったケースがあります。システムの導入や入れ替えの概算費用を提示し、経営層に提案したにもかかわらず「費用が高い」「効果が見えない」と断られることがあります。この要因としては、下記2点が挙げられます。

  • システムの導入や刷新が目的になっている
  • 事前調査やプレゼンテーションが不足している

システムの導入が「他の競合他社も実践しているから」「流行しているから」といった理由では、経営層の納得を得られません。目的が導入にとどまっていると「なぜ導入するのか」に具体性を持たせられないため、納得してもらえない可能性が高いでしょう。

解決策

経営層にシステムの導入や入れ替えを決断してもらうには、「なぜ今、自社がシステムを導入する必要があるのか」「企業にとってどのようなメリットがあるのか」を明確に示す必要があります。

経営層は会社に利益があるもの、という基準をもとに判断するため、会社に対するメリットを明確にしましょう。なお、メリットを明確にするためには現場でのヒアリングを行い、課題を洗い出すところから始めましょう。

現場の声の要望をくみ取り、情報システム部門や総務部門などで具体的なシステムや手段の選択肢を設け、経営層への提案を行います。なお、ベンダーに対しては、課題の洗い出しが済んだ時点で相談がおすすめです。

4.2. 予算オーバーで経費を圧迫した

よくある失敗例として、予算に関するものも挙げられます。具体的には「当初予定していた予算よりも機能を追加したことから大幅にオーバーしてしまった」というケースが多く見られます。予算を組んだ時点では基本機能のみで見積もっていたものの、自社に必要な機能が備わっておらず、相談するうちに費用がかさんだ。もしくはベンダーの提案を全て受け入れた結果、予算を大幅にオーバーしてしまったというケースが見られます。

解決策

決められた予算内でシステム導入を行うには、複数のベンダーへの見積もりや社内での導入目的・必要機能の洗い出しが欠かせません。どのような機能が必要でどれぐらいのお金をかけられるかをまずは明確にしましょう。

予算については初期投資のみでなく、これまで人力で行っていた作業と比較して、どれくらいトータルで費用を削減できるかの視点で検討がおすすめです。

4.3. 事前検討が足りていなかった

事前検討が足りなかったことから、ベンダーの変更や商品の選択をやり直すことになったというケースも挙げられます。具体的には、基本機能をそのまま使うつもりが卸売業において必要な機能が足りていなかった、というケースが挙げられます。卸売業では独自業務が多いことから汎用的な販売管理システムでは必要機能を補えない可能性があります。

解決策

卸売業のシステムを専用に扱うベンダーや、導入実績が多いベンダーの検討がおすすめです。卸売業の業務全体に関する知見があると、抱える課題や求める業務のあり方についてミスマッチを防げます。トレンドに目を奪われるのではなく、自社の業務効率化に適しているかを元にシステム導入がかなうでしょう。

なお、ニッセイコムでは卸売業に知見を持つシステムエンジニアが業務や課題についてヒアリングを行います。そのため、より現場に近い目線でのシステム提案を行えます。

ニッセイコムの販売管理システムについてさらに詳しく知りたい方はこちらのページをご覧ください。

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5. まとめ ~販売管理システムを卸売業で導入するならニッセイコムへ~

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販売管理システムは卸売業において日々の業務を効率化してくれる便利なシステムです。しかし、自社に適したシステムを導入しなければ、費用だけがかさむ結果になる可能性もあるでしょう。

株式会社ニッセイコムでは、販売管理ソリューションの「GrowOne 販売情報システム」を提供しています。GrowOne 販売情報システムは、セミオーダー型システムのため、低コストかつスピーディーな開発が可能です。企業の悩みや目的に合わせて柔軟な機能追加ができるため、満足度の高いシステムが提供可能です。自社で販売管理に関する情報システムを導入したいと考えている方は、ぜひこちらの製品紹介ページをご覧ください。

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