導入事例

--　新潟工場の修繕予算管理システムを新たに開発した経緯を教えてください

新潟工場では7つの紙生産ラインとパルプ製造設備のほか、電気や蒸気を供給する発電設備や環境保全設備などが稼働しており、安全かつ安定して運転できるように日々さまざまな設備の修繕・保全作業を行っています。大規模工場であることから年間を通した修繕費も多額であり、予算管理においては、行使状況の集計だけでなく、分析・予測・次期予算の編成などを計画的かつ適切に行う必要があります。さらに設備修繕には多数の生産部門・保全部門が関わっており、購買・会計システムだけでは分析や予測が困難であったことから、Microsoft Accessで管理システムを内製し、伝票情報を取り込んで修繕費の把握・集計を行っていました。

Accessによる管理システムは、個人的に専門スキルを有する従業員が作成したもので、予算管理業務において有効であったことから10数年にわたって活用してきました。しかし、作成者の退職によってメンテナンスや機能追加ができなくなり、蓄積データの増大とともにレスポンスが低下するなど、日常的な業務に支障をきたす場面も増えていました。こうした状況の中で、従来の仕組みでは業務の改善や高度化に対応しきれない状況となっていました。

--　ニッセイコムに修繕予算管理システムの新規構築を依頼した理由を教えてください

ニッセイコムに相談した背景には、長年の取引を通じて培われた対応力とサービス品質への信頼がありました。その信頼に応える形で、当社の課題に親身に対応し、Accessによる管理システムの再構築案と、将来的な拡張性と運用性を見据えたWebシステムへの移行案の2案を提示してくれました。

社内でも、全社的なDX推進の一環としてWebシステムへのシフトを進めていたことから、新たな修繕予算管理システムはWebシステムで構築をすることに決めました。また、過去に木材チップの配船管理システムをWebシステムで開発してもらった実績も、判断を後押ししました。

２．数分かかっていた処理が数秒に、レスポンス向上がもたらす業務改善

不満の多かったレスポンスの課題は、新システムの導入により大幅に改善されました。これまでは、データの取り込みや操作に時間がかかり、作業が中断されることで、業務をスムーズに進められない状況でした。特に、経理部からの大量の実績（購買）データの取り込みには2〜3分ほどを要し、作業のたびに待ち時間が発生していました。今では、処理方式の見直し等によりデータの取り込みが数秒で正確に行えるようになり、作業スピードが大幅に向上しています。

また、データ取り込みの負荷が高かったため、データの更新頻度を高めることが難しい状況でしたが、新システムでは日次でスムーズに更新できるようになりました。これにより、最新の情報に基づいて状況を把握できるようになり、変化に応じた適切な予算管理につなげられています。

３．目視チェック・手作業から自動化へ、集計・分析・報告業務をわずか半日に短縮

修繕予算管理業務の中でも、とくに手間のかかっていた月初・月中に行う２度の修繕費の集計・分析作業も大幅に効率化され、担当者2名で約1.5日かかっていた作業が、半日程度で報告書の作成まで完了できるようになりました。

とくに省力化できたのは、修繕費の予測と実績の差異確認・分析です。これまでは修繕設備ごとの実績データと予測値をリストで突き合わせて目視でチェックし、差異を発見した場合は、その理由を一件ずつ担当者に確認していたため、手間と時間が非常にかかっていました。新システムでは、差異の理由を修繕担当者が直接システムに入力でき、差異種別ごとで自動的にまとめて帳票として出力できるようになりました。これにより、報告書作成が大幅にスピードアップしました。システムを介して差異の確認から種別ごとの集計まで可能になり、工数を大幅に削減できています。

また、従来の管理システムでは、一部の修繕費を管理する機能が備わっていなかったため、別途Excelでも集計しなくてはならず、大きな作業負担となっていました。新システムではすべての修繕費の一元管理が可能になりました。
さらに、報告書に添付する各種帳票についても、従来はフォーマットを変えられなかったので帳票の出力後に加工して必要な形式に整える必要がありましたが、現在では、用途に応じた形式で帳票を簡単に出力できるようになり、報告業務の効率化につながっています。

--　最後に、今後の展望をお聞かせください

ニッセイコムがシステムの保守・メンテナンスに加え、機能改善まで含めてトータルにサポートしてくれることから、今後も継続的にシステムの利便性を高めていけると期待しています。すでに、業務の中で生まれた改善要望を反映しながら、二次改修、三次改修を進めており、使いやすさが日々アップグレードされています。
さらに、中長期の展望としては、予算編成の精度をさらに向上するために、過去数期にわたる予算分析機能や、次期予算編成の自動化、さらに、部署ごとの実績集計などの機能拡充を検討しています。

ニッセイコムには、私たちの要望に対して、常に利用者目線に立った効果的な提案をいただけるので大変感謝しています。今後も、DX推進の信頼できるパートナーとして厚いサポートを期待しています。

お忙しい中、ありがとうございました。