「GrowOne 施設」導入事例芦屋市様

「システム的な要望に応えるだけでなく、
実業務に携わる利用者の視点から、より適した提案をしてくれる姿勢は、大きな信頼感へと繋がっています。」

導入製品
GrowOne 施設 自治体版
地域
兵庫県
人口
9万3825人(2023年1月1日現在)
芦屋市様

取材にご協力いただいたお客様
DX行革推進課 井出照彦 氏(写真左)
人権・男女共生課 竹内浩文 氏(写真右)
人権・男女共生課 松丸真奈 氏

この記事のポイント
  1. 01課題
    • 9つの施設それぞれで利用する施設予約管理システムが異なり、統一化を図りたかった。
    • 施設ごとに予約方法が異なり、市民が予約を行う際の利便性として課題を抱えていた。
  2. 02導入の決め手
    • 導入実績が多く、誰もが使いやすい豊富な機能を標準搭載していた。
    • 業務に合った柔軟なカスタマイズが可能で、サポートも充実していた。
  3. 03効果
    • 9つの施設で施設予約時の操作方法が統一され、市民がインターネットから予約を行う際の利便性が向上した。
    • 施設管理担当者の業務負荷が大幅に減った。

導入の背景・目的

市民サービス向上の観点から、利用施設ごとに異なる予約方法を統一していきたい

-- 芦屋市様に総合施設管理システム「GrowOne 施設」を導入いただいた2011年当時、どのような課題があったのでしょうか。


(人権・男女共生課 竹内浩文氏(以下、竹内氏):当市は、市民の皆様にご利用いただくための施設を数多く運営しています。


人権・男女共生課 竹内 浩文氏
人権・男女共生課
竹内 浩文 氏

例えば芦屋市男女共同参画センター(ウィザスあしや)は、男女共同参画社会の形成に向けて活動するための拠点となる施設で、
あしや市民活動センター(リードあしや)は、市民活動団体の皆様の情報収集や交流の場となる施設です。

市民の皆様が各施設をご利用いただくにあたり、当時は、複数ある施設で異なる施設予約管理システムを採用していたため、利用したい施設の空き状況などを複数施設で広く検索することができず、予約をする際の操作方法も施設ごとに異なり、市民サービスとして課題を抱えていました。

そこで、将来的に施設予約管理システムを統一していくことを視野に、まず2011年に新設された、保健福祉センターで「GrowOne 施設」を導入しました。

-- その際には、各施設の担当者様のシステムの使い勝手を改善することも、検討されたのでしょうか。

竹内氏:もちろんその点も考慮しました。「GrowOne 施設」は各施設の現実的な運用に寄り添った形で、個別対応をしていただけることも大きかったと思います。また、効果を挙げている導入実績が多いことから、導入に際して安心感も大きかったですね。

選定のポイント

「GrowOne 施設」の利用を9施設にまで拡大、利便性を評価して共同利用化を実現

-- その後芦屋市様では「GrowOne 施設」を他の施設にも順次展開され、2016年4月には計9施設での共同利用化を実現されました。このプロジェクトは、どのように進めたのでしょうか。


竹内氏:「GrowOne 施設」を導入して以降も、1つの施設で1つのシステムという利用形態は続いており、始めは「GrowOne 施設」の利用が1つ増え、2つ増え、という状況でした。「GrowOne 施設」の導入も施設を管轄する各部署の判断に任せていました。
そして2013~2014年頃に、市の情報システム部門に相当するDX行革推進課(当時は情報政策課)が、共同利用化に乗り出しました。

この時には当初から掲げていた市民サービスのさらなる向上に加え、9施設の個別運用の統一化を図ることも大きな目的でした。
また、施設予約管理システムの管理を情報システム部門に一元化することで、施設管理者の業務負荷を低減することも期待できました。

-- システム共同利用化にあたり、「GrowOne 施設」を採用した理由をお聞かせください。

竹内氏:「GrowOne 施設」は、各施設の職員が、汎用CSVデータ出力機能によって統計資料の作成を簡単に行うことができます。
また、利用者の方にとっては、各施設を横断的に検索することができます。施設管理を行う担当者の負担軽減を期待できることや、市民の皆様にとってのシステムの使い勝手の良さも大きな理由です。

運用コストの削減と管理負荷の低減を目的にクラウド化も実現

-- さらに芦屋市様は2022年4月に「GrowOne 施設」のクラウド化を実現しました。それ以前はどのような形態で「GrowOne 施設」を利用されていたのでしょうか。

竹内氏:市庁舎内に物理サーバーを建て、そこに「GrowOne 施設」を搭載して、プライベートクラウドのような形で利用していました。
その物理サーバーが機械寿命を迎えることで、システム基盤をリプレースする必要が出てきました。

従来通りのオンプレミス環境ではなくクラウド環境に移行したのは、やはり運用コストの削減と管理負荷の低減が大きな目的です。

導入の効果

市民の利便性が向上し、施設管理担当者の業務負荷も低減

-- 芦屋市様での「GrowOne 施設」のご利用は、2024年で14年目に入りました。これまでに実感されている導入効果とは、どのようなものでしょうか。


DX行革推進課 井出 照彦氏
DX行革推進課
井出 照彦 氏

DX行革推進課 井出照彦氏(以下、井出氏):2011年当時に掲げた市民サービスの向上の点では、9つの施設で予約する際の画面や操作方法が統一されたことで、市民の皆様の利便性は大きく向上したと思います。

また、以前は施設ごとに異なる施設予約管理システムを導入していたため、システム提供会社との契約、やり取りは施設所管課が行う必要がありました。各施設の管理者は1~2名で、市民の皆様とさまざまなやり取りがある中、システムの運用を管理するというのはかなりの負担だったと思います。
しかし、共同利用化以降、「GrowOne 施設」の管理を私たちDX行革推進課に集約し、施設管理者の業務負荷が大幅に減ったことで新たな市民サービス向上に向けた取り組みを実施できていると思います。


人権・男女共生課 松丸真奈氏(以下、松丸氏):さらに、「GrowOne 施設」とデジタルサイネージとの連携を実施しており、「GrowOne 施設」から当日のイベント情報やセミナー情報などを抽出し、施設に設置したデジタルサイネージに表示させています。今までは表計算ソフトなどで作成した情報を印刷し、紙で貼りだすなどの業務を行っていましたが、「GrowOne 施設」の導入によって、こうした作業も簡単にできるようになり、大幅な業務改善に繋がっていると思います。

井出氏:情報システムを管理するDX行革推進課としても、管理権限を一元化したことでガバナンスを強化することができ、これは「GrowOne 施設」の導入による大きな効果だと思います。

業務にも深い知見を持つニッセイコムは、非常に心強いITパートナー

-- ITパートナーとしてのニッセイコムは、どのようにご評価いただいていますか。


井出氏:ニッセイコムとは、以前から3か月に一度の頻度で定例会を実施しています。その場には各施設の管理者も参加し、随時新たな課題や相談事を話して解決策の提案をいただいています。

ニッセイコムの営業担当とエンジニアの方は、我々の9施設全てに足を運び、各施設管理者ともきめ細かいコミュニケーションを図ってくれています。だからこそ現場の悩み事を把握し、実業務に即した解決策を提示できるのだと思います。

柔軟で使い勝手のいいシステムの提供だけでなく、サポートの手厚さ、フットワークの軽さ、そして施設管理という業務自体にも深い知見を持っているニッセイコムは、我々にとって非常に心強いITパートナーだと言えます。

松丸氏:私は、芦屋市男女共同参画センター(ウィザスあしや)の担当をしていますが、施設管理業務で細かな問題が度々発生します。そうした時にもニッセイコムは電話1本ですぐに解決策を教えてくれたり、検討してくれたりするのです。

こうした個別の問い合わせにも真摯に回答してくださり、本当に感謝しています。

今後の展望

キャッシュレス決済連携やスマートロック連携の各機能も追加予定

-- 「GrowOne 施設」のご利用について、今後検討されている機能強化などがありましたら、お聞かせください。

井出氏:2024年4月から、施設利用料の支払いをキャッシュレスでもできるようにする予定で、さらに一部施設では、スマートロック連携の仕組みも導入していきます。

これまで施設利用料の支払いは、各施設の窓口にて現金でお支払いいただいていました。キャッシュレス決済については、2024年4月からは「GrowOne 施設」のオプション機能であるキャッシュレス連携機能を利用して、事前オンライン決済を実現します。まずはクレジットカードの決済に対応し、他の決済方法についても順次対応していく予定です。

さらに、施設利用時に物理的な鍵の受け渡しを無くすことができるスマートロック連携の仕組みについても、導入していきます。

「GrowOne 施設」は、キャッシュレス決済連携やスマートロック連携も含め実際の施設管理業務に即したきめ細かいカスタマイズを行うことが可能です。将来的には、施設利用登録時の利用者の本人認証をマイナンバーカードで実現することも考えています。

これからもニッセイコムには、システム面、業務面での心強いサポートを期待しています。

お忙しい中、ありがとうございました。

お客様プロフィール

芦屋市

1940年に全国で173番目の市として誕生。世界一住み続けたい「国際文化住宅都市・芦屋」を目指して、まちづくりを進めている。
2023年5月に就任した髙島崚輔市長は、最もこだわりたいテーマとして「教育」を掲げ、生徒一人ひとりの特性・興味関心と学習到達度に応じた「ちょうどの学習」の実現に向けて取り組んでいる。

市庁所在地
兵庫県芦屋市精道町7番6号
推計人口
総数 9万3825人(令和5年1月1日現在)
総面積
18.57平方キロメートル(同上)
Webサイト
芦屋市
取材日
2024年1月
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