私立大学向け「GrowOne 財務会計」導入事例 工学院大学 様

--　はじめに、財務会計システムをリプレースされた経緯を教えてください。

これまで工学院大学では、財務会計だけではなく教務や入試などを含めた全学的な統合システムを運用していました。30年ほど前にスクラッチ開発した汎用機のシステムで、改修を重ねながら長年使い続けてきました。

2017年後半くらいから、外部のコンサルティング会社に支援を受けながら業務改善のプロジェクトを進めていました。その中で、老朽化してきた統合システムの使用を止め、財務系・教務系ともに新しいシステムに切り替えることが決まりました。

--　旧システムと同様にスクラッチ開発を行うのではなく、外部のパッケージを導入することに抵抗はなかったのでしょうか。

スクラッチ開発のほうが従来通りの業務のやり方を確実に再現できますが、むしろその「従来のやり方」自体を、パッケージ導入を契機に見直していきたいと考えていました。例えば費用配分の根拠や考え方など、属人化や不明確になっている部分などが散見されました。

パッケージの仕様はさまざまな大学の知見が詰め込まれた「標準のやり方」に基づいています。パッケージを今の業務プロセスが適切かどうかを測るモノサシとして導入することで、停滞していた業務効率化を推し進めることができると考え、プロジェクトのかなり早い段階からパッケージありきで進めることを決めていました。

業務のヒアリングをしながら、本学に合ったシステムを選ぶため処理や帳票、本部と現場の仕事の分担、画面など、必須事項や変更可否など、細かく整理し、新しい財務会計システムの要求仕様書を作成しました。

先述のコンサルティング会社に紹介してもらい、候補パッケージを4つほどリストアップしました。資料を取り寄せたり各社にプレゼンしていただいたりしながら点数づけをして絞り込んでいき、最終的にニッセイコムの「GrowOne 財務会計」を選びました。

--　４つの候補パッケージの中から、ニッセイコムのGrowOne 財務会計を選ばれた理由を教えてください。

国公立大学への導入実績の豊富さを高く評価しました。
本学のような工科系の大学や国立大学では研究費管理が結構複雑です。比較検討時の重要ポイントの１つだったのですが、ニッセイコム以外の3社は基本的に一般の私立大学向け財務会計パッケージであり、研究費管理についてはあまり重きを置いていない印象でした。

本部が見る会計情報にはあまり載ってこない部分、例えば科研費をどう取り扱うのか、学内の研究費を教員にどのように割り振るのかといったことが、現場で教員と接する職員には大切です。加えて教員が研究費の執行状況を直接閲覧して確認したいというニーズも多いです。旧システムではできていた事であり、今後も欠かせないものでした。

GrowOne 財務会計はこの辺りもきちんとカバーされていました。「国立大学ではこういう方法で運用するケースが多いです」といったように、現在主流になっている運用方法についても説明してくれてノウハウを持っていることがわかりました。決め手としては、この点が一番大きかったと思います。

理由をもう１つ挙げるとしたら、マスターの設定がかなりきめ細かく設定できる点です。
旧システムで最も複雑だったのが経費配分です。共有施設や会議室フロアの維持費用を各学部へ振り分ける際の配分方法や、管理経費と教育経費の線引きの仕方など、細かく設定された配分ルールが30年分蓄積されていました。学部学科の配分はルールを変えると数字が大きく変わりがちです。会計の継続性を考慮すると、新システムだからという理由で大幅に変えるわけにはいかず、過去のデータと整合性を持った移行が求められました。その点でGrowOne 財務会計は、マスターの設定の仕方によってデータの粒度を自由に変えられるため、こちらの要望通りの計算結果を出せるシステムだという印象を受けました。

GrowOne 財務会計は国公立大学での実績が豊富である一方で、私立大学での導入実績が他の候補パッケージよりも少ないことが懸念点の一つでした。しかしちょうど検討していた時期に本学と同規模の工科系私立大学に導入されたと伺い、それも決断を後押ししてくれました。