【導入事例】施設管理システム

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サントリーパブリシティサービス

【お客さまの声】　サントリーパブリシティサービス株式会社

東京国際フォーラムから受託した施設運営管理業務の品質要求に応える「NC施設くん」

サントリーパブリシティサービス株式会社は、全国各地の文化関連施設から管理運営業務を受託しています。同社が東京国際フォーラムから受託した施設管理業務に活用しているのが、ニッセイコムの総合施設管理システム「NC施設くん」です。

導入の経緯や「NC施設くん」を選んだ理由について、同社管理本部課長の松本佳司氏（写真左）、サービスマネジメント事業部主任の松本美樹氏（写真中央）にくわしく伺いました。
※写真右は弊社情報通信システム第一営業本部営業第三部
公共・施設ソリューショングループ担当課長の秋田

サントリーパブリシティサービスの業態
ニッセイコムから何を導入したか
施設管理システムの導入経緯
「入力」と「出力」に求めていたこと
ニッセイコムを選んだ理由
通訳の必要がない、ニッセイコムのエンジニア
ニッセイコムへのリクエスト

■　サントリーパブリシティサービスの業態

―　サントリーパブリシティサービスの業態について、教えてください。

サントリー山崎蒸留所ガイドツアー

（松本美）サントリーパブリシティサービスの事業は、1963年にサントリーの工場を一般公開して企業や商品のPRを行うという広報業務から始まりました。 1986年にはサントリーホールが開設され、ホールサービス部門の運営業務を開始しました。

そこで培われた、「お客様との接点となる現場で、クライアントになりかわって高品質なサービスを提供し、お客様のご要望やニーズを現場からフィードバックするノウハウ」を元に、下記のような事業を展開しています。

＜コミュニケーション事業＞
→PR施設や商業施設の運営、イベント企画や事務局運営のプランニング、Web制作、ショップ運営など

＜サービスマネジメント事業＞
→コンサートホールや複合施設の運営コンサルティング、レセプションサービス、チケットセンター運営、会議施設の予約運営など

主な実績：サントリーホール／東京文化会館／新国立劇場／東京オペラシティ／ＮＨＫホール／第一生命ホール／国立国際美術館／東京国際フォーラム　他

＜パブリックビジネス事業＞
→公共の文化関連施設の、事業企画、広報企画、管理運営、指定管理者事業コンサルティングなど

主な実績：島根県立美術館／横浜市神奈川区民文化センター／山口県民文化ホールいわくに／鎌倉芸術館／千代田区図書館／大阪市中央公会堂　他

従業員数は157名（2009年3月現在）、売上高は54億200万円（2008年12月期）です。

■　ニッセイコムから何を導入したか

―　サントリーパブリシティサービスは、ニッセイコムから何を導入したのですか。

ニッセイコムの統合施設管理システム「NC施設くん」を導入しました。
「NC施設くん」は、当社が東京国際フォーラムから受託している会議室運営管理業務に使用しています。

―　東京国際フォーラムから受託している「会議室運営管理業務」について教えてください。

東京国際フォーラムはA・B・C・Dの４つのホール棟と、31の会議室があるガラス棟から構成されています。当社はガラス棟の会議室を中心に運営管理業務を受託しています。

運営管理業務を具体的に説明すると、利用予約の受付／施設や備品の管理／利用者情報の管理／料金の請求管理／稼働率を高めるための企画提案などが挙げられます。

■　施設管理システムの導入経緯

―　施設管理システムの導入経緯を教えてください。

（松本佳）以前までは、サントリーグループのシステム会社に依頼をして開発してもらった施設管理システムを使って、会議室運営管理業務を行っていました。

年月が経つにつれて、このシステムも老朽化してきました。ハード面ではサーバの速度低下や障害発生頻度が目立つようになり、ソフト面でも古い言語で作られているためメンテナンスが難しくなってきました。

このシステムが支えているのは、東京国際フォーラムから任せていただいている業務です。会議室を利用されるお客様と、東京国際フォーラムの双方により満足いただけるような、品質と効率性が求められています。サービス提供の基盤であるシステムの整備は、付加価値以前の最低限の品質要件です。ここが駄目だと、信頼はすぐに失われてしまいます。

ですから、老朽化したシステムをだましだまし使うことは許されません。そこで、施設管理システムを一新するためにパッケージ導入の検討を開始しました。
選定の際には、実績や一般的な機能だけではなく、当社の独自の条件にも合っているかどうかも重要視しました。

■　「入力」と「出力」に求めていたこと

―　施設管理システムに求めていた、独自の条件とは。

（松本美）「入力」と「出力」に分けて説明します。
まず「入力」については、基本的な機能や入力のしやすさに加えて「集中的な負荷に耐えられること」がありました。

“システムがしっかりいるから、安心して付加価値を提供するための工夫を考えることができます”

東京国際フォーラムのガラス棟会議室は「ご利用の3ヶ月前の月の第一営業日」から予約受付が開始されます。売出し初日には多くの電話をいただき、8回線の受付電話がフル稼働します。 1日で100件を超える予約入力を行うことも多いです。このような集中的な負荷がかかっても、エラーが起こったりレスポンスが遅くなったりしないシステムを求めていました。

次に「出力」について説明します。
予約されたお客様への施設利用申込書や請求書などの他に、出力が必要な帳票に「手配書」があります。これは、当日の運営サポートを行っている別会社のスタッフに送信するもので、備品や机のレイアウト、飲み物をお出しするタイミングなどが記載されています。

当日に運営サポートを行うスタッフの立場で考えると、見落としや勘違いが起こらないような、見やすい・わかりやすい手配書がいいですよね。
ですから、今までと同じレイアウトで手配書が出力できるなど、帳票の細かいカスタマイズが可能なシステムを求めていました。

■　ニッセイコムを選んだ理由

―　導入するシステムの選定はどのように進めていかれたのですか。

既存システムを開発してもらったサントリー系列の会社も含めて、複数のシステム会社に声をかけ、デモや提案をしてもらいました。当社のビジネスとして東京国際フォーラムに提供しているサービスの一部を担うシステムですから、コスト面もシビアに検討しました。その結果、ニッセイコムの「NC施設くん」を選びました。

―　ニッセイコムの「NC施設くん」を選んだ理由を教えてください。

まず、先述の条件を満たしていたこと。加えて、豊富な実績があったことです。
特に、ニッセイコムは東京国際フォーラム本体が直接運営管理を行っているホールへのシステム導入実績がありました。これは心強かったです。

また、公共施設の施設管理や指定管理者制度などの業務ノウハウに精通していることも安心材料になりました。たとえば、「業務内容や受託形態によって、システムは買い取りとリースのどちらが適切かを判断する」といった、システム面とは直接関係がないけれど、運営側としては関心の高い部分についての知見などです。

今後ニッセイコムとは、当社のビジネスパートナーとしても良い関係を築くことができるかもしれないという期待もありました。

■　通訳の必要がない、ニッセイコムのエンジニア

―　決定後の、「NC施設くん」の導入過程について教えてください。

（松本佳）2008年4月から導入作業が始まり、10月から平行稼動によるテストを行いました。その後、2009年1月から新システムとして本稼動させています。実際に使ってみてから気づいた修正事項はありましたが、懸念していた繁忙期の集中入力の際にもレスポンスの低下も見られず、順調に稼動しています。

―　ニッセイコムの活動について評価をお願いします。

“業務の基本的なことまで、いちいち説明する必要がありませんでした”

ニッセイコムは会社としてしっかりしていると感じました。
開発時の体制図や、打ち合わせのリード、スケジュール調整、議事録の整備や更新といったことを、こちらから求めなくてもきちんとやってくれました。もちろん当たり前の事なのでしょうが、こういう事を常に当たり前にやってくれるシステム会社は、それほど多くはないと思います。

また、ニッセイコムは施設管理業務を理解していることもすぐにわかりました。
それは、当社の現場スタッフとニッセイコムのエンジニアとの会話に、私の「通訳」が必要なかったからです。現場でよく使われている言葉を知っていて、すり合わせのための図解も適切で、意思疎通に苦労することはほとんど無かったと思います。

■　ニッセイコムへのリクエスト

―　今後のニッセイコムへのリクエストはありますか。

（松本美）細かい部分の使い勝手をもっと良くしていただきたいと思っています。
たとえば、出力された手配書をFAXで別会社に送信すると、PCの画面では読めていた文字がつぶれて読みにくくなってしまうということがありました。その点はすでに修正していただきましたが、これからも使いながら気づくことが出てくると思いますので、対応をお願いしたいです。

（松本佳）もっと望むとしたら、不具合や改善点を修正するときの時間でしょうか。ニッセイコムのエンジニアの誠実な対応は評価していますので、もっとスピードが上がってくると助かります。運用をしながら慣れてくるところもあると思いますので、今後に期待したいです。

お忙しい中、ありがとうございました。

※ サントリーパブリシティサービス株式会社のWebサイト
※ 取材日時：2009年6月

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