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Web会議導入のために用意すべきものは?Web会議システムで会議や業務を効率化!

2015年08月26日公開

Web会議システムは、離れた場所にいるメンバー同士を即座につなぎ、コミュニケーションの活性化および迅速な意思決定を実現するためのシステムです。ビジネスの現場では、モバイル端末導入に加えてWEB会議システムを活用することで、時間や場所を選ばずに社内外で連携を取ろうとする動きが加速しています。
ここでは、Web会議システムを導入するメリットや、システム導入時に用意すべきものについてご紹介します。

Web会議システム

従来の会議における課題点

従来の会議における課題点

複数の拠点を持つ企業の場合、従来の会議ではメンバーが集まる際に莫大な出張費や移動時間がかかってしまいます。会議前には、メンバーを招集するためのメールのやりとりや、会議室の予約も必要です。
メンバー一同が会議室に集まる従来の会議では、ビジネスチャンスを逃すリスクもあります。例えば顧客とトラブルが発生し、緊急の会議を開いても担当者が出張中で会議に参加できずにスピーディな対応ができないケースや、交通機関の乱れによって出社が困難となり、すべての業務がストップするケースが考えられます。

同一拠点で行われる会議の場合にも課題はあります。よく見られるケースは、会議がルーチンワークとなり、明確なテーマを決めずに集まってしまうことです。せっかく貴重な時間を割いて集まっても、このような状態では成果を得ることはできません。

Web会議システム導入により会議や業務が効率化

Web会議システム導入

Web会議システムを導入するためには、当然導入のためのコストや使用方法の教育なども発生します。しかし、Web会議システムにはコストや教育の手間を差し引いても大きなメリットが残ります。そのメリットが会議や業務の効率化です。

会議の効率化

Web会議システムを利用すれば、インターネットに接続されたパソコンやタブレット端末があればいつでもどこからでも会議に参加できます。そのため、複数の拠点間での会議であっても移動する必要がなく、場所を選びません。自宅や出張先のホテルからでも参加可能です。
またWeb会議では、「実務作業で用いる資料の共有」が容易です。音声や映像、チャットを組み合わせながら、メンバーで共通の目的意識を持って作業を進めることができます。従来の方法の会議では、会議資料をメールで送付し、各自がプリントまたはダウンロードして端末に表示させている場合も多いはずです。
しかし、Web会議の場合は参加者の端末に資料が表示され、進行者のマーキングをリアルタイムで資料に反映させることができます。

業務の効率化

Web会議システムの最大のメリットは、費用と時間をかけずに遠隔地の拠点をつなげることです。Web会議によって複数の拠点における社員研修やノウハウの共有を進めることも可能なため、業務の大幅な効率化が期待できるでしょう。
また、例えば国内の技術者と海外の工場をWeb会議でつなぎ、設計仕様を綿密に打ち合わせすることも可能です。
さらに、ファイルの共有や更新をリアルタイムで行えるWeb会議システムの活用により、会議だけではなく快適な在宅勤務のサポートもできます。
このように、Web会議は社員同士の協働関係を築き、より価値の高い製品やサービス作りを推進することに役立ちます。

Web会議システム導入にあたって用意すべきもの

Web会議システムの導入に必要なものは、インターネット環境とパソコン、Webカメラ、ヘッドセットです。もちろん、パソコンだけではなくタブレットなどのモバイル端末でもWeb会議は利用できます。
新たなシステムを導入することに対し、敷居が高いというイメージを持たれる企業もあると思います。しかし、Web会議はその多くがネットワーク経由のサービスです。専門性の高い大規模な機材や広いスペースは必要とせず、使用する機器やOS環境を問わないシステムが多いことも特長の1つです。

おわりに

今回はWeb会議システム導入のメリットと、導入時に用意すべきものをご紹介しました。顧客のニーズが多様化し、より迅速な対応が求められる時代において、Web会議は企業の業種や規模を問わず業務の効率化に有効なツールといえるでしょう。

ニッセイコムの「WEB版TV会議システム」は、どこからでも会議に参加できる利便性と、高品質な画像・音声を得られるWeb会議のクラウドサービスです。会議や業務の効率化を図るために、導入を検討されてはいかがでしょうか。

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