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販売管理の一環・売掛金の入金消込処理をシステム化するメリット

2016年03月02日公開

企業の規模に関わりなく、会計業務に携わる方が行う基本的な経理事務の一つが売掛金の入金消込処理です。売掛金の消込処理とは、自社が顧客に請求した代金が、期日までに請求通りに入金決済されたかどうかを確認し、貸借対照表の売掛金を消す作業を指します。
今回は、この入金消込処理をシステム化するメリットと注意点をご紹介します。

販売管理

入金消込処理を手作業で行うデメリット

入金消込処理を手作業で行うデメリット

入金消込処理をシステム化するメリットをご紹介する前に、まずは入金消込処理を手作業で行うデメリットから考えてみましょう。

手作業で入金消込処理を行う場合、通帳やネットバンクから振込入金明細をダウンロードして取引先からの入金を確認し、その入金情報と管理台帳上の売掛金を照合します。

しかし、このような手作業は大きなリスクを伴います。毎月の売掛金債権が十数件程度ならまだ良いものの、数十件、あるいは数百件ともなれば照合ミスを避けることは大変難しくなります。

問題は、こうした照合作業がほとんどの企業で“目視”、及び“手作業”で行われていることです。もし、売掛金が決済されていないにも関わらず消込をしてしまえば、債権回収不能に陥ってしまうかもしれません。また、逆に回収しているにも関わらず消込を忘れれば、顧客に二重請求するおそれがあります。
また、管理台帳上の売掛金と振込金額や、請求先名義と入金時の名義は、必ずしも一致するわけではありません。振込手数料が引かれて入金されるケースも多く、取引先によっては理由をすぐに特定できないこともあります。そのような場合は、電話での確認作業や営業担当への確認作業が必要です。

さらに、入金は月末・月初に集中します。多忙な月末・月初に、入金消込作業に対してのみ数名がかりで数日かけるといった“非効率”が発生している場合もあります。人的リソースを有効活用できないことも、アナログな入金消込作業のデメリットといえるのではないでしょうか。

このように、事務処理上の負担が大きくミスが起こりやすい作業が入金消込作業です。そして、一度ミスが起これば自社に対する信用失墜につながりかねないという高いリスクをはらんでいます。

入金消込をシステム化するメリット

入金消込をシステム化するメリット

入金消込処理をシステム化すれば、業務の効率化を実現することが可能です。もちろん業務のスピードアップのみならず、消込作業の正確性向上にもつながります。

前述の通り、月末・月初に集中しがちな消込作業ですが、システム化により経理担当者の負担を軽減し、業務の平準化を図ることができることもメリットといえるでしょう。

例えば、ECを運営していて多様な決済手段を用意していれば、作業はさらに煩雑なものとなります。このように、入金消込作業は時間と手間がかかる割に、ミスが起きた際の自社への影響が重大となるおそれがある作業だといえます。このようなリスクを大きく削減してくれるのが「システム化」です。

システム化に際しての注意点

債権管理を含む「販売管理システム」の導入にあたって認識しておくことは、このシステムが在庫管理や売上管理などのさまざまな管理業務を統括し、部署を横断して使用されるものである点です。
複数の部署が使用するシステムのため、扱う情報や使用方法に相違が出てくる場合も考えられます。それにより、部署間の連携がうまくいかなくなる、せっかく導入したシステムが時間とともに使用されなくなっていくなどの問題が生じる可能性もあります。

これを防ぐには、「導入目的の明確化」が必要です。目的を明確化することで「システムに期待すること」が明確になることはもちろん、各部署のやるべきこともはっきりします。
また、これにより「システムに盛り込むべき機能」も自ずと決定し、後々のカスタマイズや拡張の際も、考慮すべきことや行わなければならないことがシンプルになります。

また、実際の導入前には、販売システムと連携することでリアルタイムに会計の把握が可能かという点も確認しておきましょう。

おわりに

業務効率化を考えた際、売上に直結しないことから対策が後回しになってしまいがちな入金消込処理。しかし、売上に直結しない業務の効率化が進まないままでは、コア業務に回せるはずの時間や費用、人的コストが無駄になりかねません。また、アナログな作業での入金消込処理は、いつ何時大きなミスが発生するか分からないというリスクをはらんでいます。入金消込処理をシステム化して業務の効率化を図るとともに、リスクを最小化することをおすすめします。

ニッセイコムの販売管理システム「GrowOne Cube 販売」には、基本機能として売掛金と銀行振込を自動突合せする機能を搭載しています。もちろん、入金消込処理をはじめとした債権管理のみならず、受発注管理や販売・購買・在庫管理など、販売管理の基本機能も備わっています。
また、ニッセイコムはお客様の販売管理手法に合わせたシステムカスタマイズを短期間で実現可能です。「GrowOne Cube 販売」を利用して、販売管理業務のさらなる効率化を検討されてはいかがでしょうか。

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