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企業の人事総務におけるマイナンバー制度導入の注意点と問題点

2015年08月26日公開

マイナンバーとは、国民1人1人に与えられる12ケタの個人番号です。「行政の効率化」「国民の利便性の向上」「公平・公正な社会の実現」という3つの目的のもとで導入の準備が進められています。
マイナンバーは身分証明書として利用できる他、社会保障や税金などの行政手続きの際に必要です。そのため、企業の人事総務担当者はマイナンバー制度が導入される前に内容について正しく理解しておく必要があります。そこで今回は、企業の人事総務におけるマイナンバー制度導入の注意点と問題点についてご紹介します。

マイナンバー制度導入の注意点と問題点

マイナンバー導入スケジュール

マイナンバー導入に向けて準備を始めるためにも、制度開始時期の把握や導入準備のスケジュールを整理しておくことは大切です。
まず、2015年10月から住民票を有するすべての方にマイナンバーの通知が始まります。その後2016年1月より、「社会保障」「税」「災害対策」の行政手続きにおいてマイナンバーの利用が開始されます。
マイナンバーの利用は2016年からですが、マイナンバーが通知されてから準備を始めるのでは遅すぎます。2015年10月までに、社内規定の見直しやシステム対応、安全管理措置など、制度開始に向けた準備を行いましょう。また、並行してマイナンバーに関する従業員研修を行うことも欠かせません。

マイナンバー導入における注意点

マイナンバー導入における注意点

マイナンバー制度の導入に伴い、2015年10月には実際のマイナンバー利用に先駆けて「マイナンバー法」が施行されます。マイナンバー法には、これまで個人情報を管理していた「個人情報保護法」とは異なる点があるため注意が必要です。人事総務担当者はマイナンバー導入における注意点を十分に把握し、全社員に周知してください。

マイナンバー法には厳罰規定が設けられている

個人情報保護法とマイナンバー法の大きな違いに、「厳罰規則」の導入が挙げられます。個人情報保護法では、違反行為に対して監督官庁から是正勧告が提示され、それに従わなければ罰則が科せられる「間接罰」が採用されていました。
しかしマイナンバー法では、故意に行われた不正に関しては即時に刑事罰が適用されます。個人情報保護法よりも厳しい措置がとられるため、マイナンバーの扱いには十分に注意しなければなりません。

マイナンバーの取り扱い方法を全社員に周知

マイナンバー法では、不正を行った社員だけではなく企業に対しても罰則が科せられる場合があります。そのため、マイナンバー取り扱い方法を全社員へ周知することは必須です。
社員研修や勉強会の開催、ガイドラインの作成など全社員がマイナンバーの理解を深められるような対策が求められます。内閣官房からマイナンバー制度に関する詳しい資料が配布されているため、周知の際に活用しても良いでしょう。

マイナンバー導入における問題点

マイナンバー導入における問題点

マイナンバー制度は行政の効率化や行政手続きの簡素化など、さまざまなメリットをもたらします。しかし、これまでの個人情報と比較すると重要性はさらに高まるため、個人情報が漏えいした際のリスクが高くなることは容易に想像できます。以下にマイナンバー導入における主な問題点をまとめました。

導入準備に時間と予算がかかる

日本の企業の多くは、年度ごとに予算を組んでいます。マイナンバー制度のスケジュールとは若干のズレがあるため、予算取りが難しいことが現状の課題ではないでしょうか。
またマイナンバー導入にあたり、企業はマイナンバー制度やマイナンバー法に即した社内規定を新しく設けるか、もしくは変更する必要があります。導入準備には時間と予算がかかるため、企業にとっては大きな負担となることが予想されます。

社内システムを変更する必要がある

マイナンバーの導入に伴い、企業は社内のシステムを変更する必要があります。例えば、マイナンバーは社会保障や税に関する分野で利用するため、既存の給与システムの変更が求められます。
これまでエクセルなどを使用して給与業務を行っていた場合、情報の持ち出しが容易であるため危険です。このような状態でマイナンバーが漏えいしてしまうと、マイナンバー法の「技術安全管理措置」を怠ったと見なされ、罰せられる恐れがあります。そのため、エクセルではなく別の方法に置き換えるなど、社内のシステムを変更することが必要です。

おわりに

マイナンバーには数多くのメリットがありますが、導入にあたり注意点や問題点も存在します。社会保障や税に深く関わるため、人事総務担当者はマイナンバー制度について正確に理解しておく必要があるでしょう。

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