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株式会社アイビー化粧品様(GrowOne Cube 人事・給与 導入事例)

アイビー化粧品様

お客様の声

「100社以上に資料請求したものの、『自社サーバ型』と『クラウド型』のメリットを併せ持つ人事給与システムは、たったの3社。その中から、GrowOne Cubeを選んだ理由は・・・」

導入製品

株式会社アイビー化粧品 人事部 係長の安藤麻依子氏(写真右から2番目)に、人事給与システムのリプレース経緯や、ニッセイコムの「GrowOne Cube 人事/給与」を採用された理由などについて伺いました。

<写真>
〔株式会社アイビー化粧品〕
取締役 管理本部 本部長 兼 人事部 部長 今橋正道氏(中央)、人事部 課長 吉田亮二氏(右端)、同部 係長 市岡資子氏(左から2番目)、同部 係長 安藤麻依子氏(右から2番目)
〔弊社〕営業 永岡(左端)

導入の背景・目的

新システムに求める5つの条件

― まずはじめに、人事給与システム入れ替えの背景や経緯について教えていただけますか。

これまで使っていた人事給与システムは10年ほど前に導入したものであり、ここ数年老朽化が気になっていました。業務に支障が出る前に対策を立てようと導入元のベンダーに相談したところ、古くなったデータベースごと取り替える必要があり、見積金額は数百万円になり、今後継続して維持する費用が生じる見通しでした。

その金額を費やすのであれば、もし他により良いシステムがあれば切り替えてしまったほうがいいかもしれないと考えました。そこで、2013年6月頃に以下のような条件を設定し、全ての条件を満たすものがあるか探してみることにしました。

<新システムに求める条件>

(1) 「今までできていたこと」ができる
特に気にしていたのは、今までのシステムでもかなりカスタマイズを加えていた「会計システムへの仕訳データの受け渡し」です。
当社独自の勘定科目で仕訳データを出力できるかどうかや、組織や所属の変更に伴う勘定科目の振分け方の判定が正しく処理できるかといった点を重要視していました。

(2) 人事管理機能
従来までのシステムにも人事管理機能は備わっていましたが、着手が遅れてなかなか進んでいませんでした。新システムへの切り替えを契機に、目標管理制度の運用や、資格取得状況や研修履歴などのデータベース化を推進したいと考えていました。

(3) 自社サーバを持たない
社内でサーバ運用になかなか人が割けず、今までの人事給与システムもサーバはホスティングに出していました。詳しくは後述しますが、システム部門と相談した結果、今後はサーバを持たずに済むクラウド型のサービスを利用しようという方向になりました。

(4) 現行システムのランニングコストを超えない
上記(3)のクラウド型サービスを選択する以上、月々のランニングについて、大幅なコストダウンは望みませんでした。ただし、経営陣からは「一時的に費用がかさんでも、この先5年~10年の長期的視野でみた場合、トータルコストが現状より抑えられ、可能であれば節減できるように」と言われておりました。

(5) 短期間でのシステム切り替え
もし望ましいシステムが見つかった場合、すぐに切り替えを行いたいと考えていました。2013年秋くらいまでに新システムを選定し、できれば2013年中に構築とデータ移行、2014年に入ったらテストと並行稼働を行い、2014年4月から完全に切り替えて本番稼働を行うというスケジュールが理想的でした。

人事給与システムに「クラウド型」を採用する理由

― 上記(3)の「自社サーバを持たない」について、もう少し詳しく教えてください。自社サーバではなく外部にデータを預けるクラウド型は、人事や給与といった機密情報を扱う分野では敬遠される企業もあると聞きます。その点はどう考えたのでしょうか?

おっしゃる通り、人事や給与データなどの情報については外に出さずに社内サーバで管理をしたほうがいいという意見も出ました。しかし最終的には、以下のような理由で、クラウド型はリスクよりもメリットのほうが大きいと判断しました。

  • 2011年の震災時にも機密データの保持については議論されたが、現在の人員では、バックアップ等も含めた十分な体制を社内で構築することは難しい。そうであれば、外部の専門業者にデータの管理や保護も任せてしまったほうが、災害時のデータ消失等のリスクを下げられる。
  • 今までと同様に、これからも「データベースの老朽化」や「OSの更新」などのメンテナンスコストが発生する可能性が高い。人事給与システムの場合は法改正対応も必要となりうる。クラウド型であれば、そのようなメンテナンスコストからは解放される。
  • これまでのシステムでは、障害が発生してシステム会社に問い合わせをする際に「どんな状況か」を説明することに苦労していた(エラー画面を印刷してFAXを送ることもしばしば。オンサイトサポートは別料金だったため、来社対応してもらえなかった)。一方でクラウド型の場合、システム会社側も自分のオフィスで「エラーが起きている実際の画面」を見ることができるため、来てくれるまで待つことなく、障害が速やかに解決できる。

情報システム部門からも「できればサーバを持たない形にしたい」と言われていました

以上の点に加えて、当社ではすでに勤怠管理業務で外部のクラウドサービスの利用経験がありました。ですから、クラウドサービスに関しては「全く知らないから」という理由での抵抗や恐怖心というものはありませんでした。

― わかりました。では続いて、上述の5つの条件を元にどのように新システムの選定を進めていったのかを教えてください。

はじめにインターネットにある「一括資料請求サイト」を使いました。
「人事」「給与」「パッケージ」「ERP」「ASP」「クラウド」といったキーワードで絞り込みを行い、5つの条件についての説明を書き足した上で、資料請求を行いました。

絞り込みをかけた後でも、一括請求したベンダーの数は100社は軽く超えていたと思います。これだけ多くのシステムが世の中にあるのだから、当社に合うものもすぐに見つかるだろうと思っていました。

ところが、期待通りには進みませんでした。
「惜しいシステム」ばかりだったのです。

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選定ポイント

「いいとこ取り」は難しい

― 「惜しいシステム」とは、具体的には?

資料請求後、詳しく商品説明をしたいというご連絡を頂いたベンダーとは、基本的に全て会ってお話させていただきました。だいたい10数社くらいだったと思います。

魅力的なシステムは多かったものの、残念ながら上述の条件にあと少し足りないというものばかりでした。具体的には、以下の2パターンが多かったです。

まず「機能面は十分だが、クラウド型での利用は無理」というパターン。
標準機能は申し分無く、仕訳データ出力等のカスタマイズも可能だというシステムの場合、見積書にはほぼ必ずサーバの費用項目が含まれていました。

あるベンダーでは、はじめはクラウド型でも大丈夫と言われていたのですが、話が進むと「弊社サーバの一部を仮想サーバとして貴社にあてがって・・・」と言われ、結局ホスティングと変わらないということで断念しました。

もう1つは「クラウド型だが、機能が不十分」というパターンです。
標準機能のカバー範囲が狭い、またはカスタマイズが全くできないというクラウドサービスがとても多かったです。

「人事異動や所属歴の変更程度は可能だが、手当の追加や支給形態ごとの項目設定には対応できない。するとしたら都度課金が発生します」と言われたり、「仕訳データ部分をそこまでカスタマイズするのは、クラウドでは不可能」と言われたりしました。

結局「自社サーバ型」と「クラウド型」の両方のメリットを併せ持ち、上述の5つの条件を満たすシステムは、たったの3社だけでした。
その3社の1つがニッセイコムのGrowOne Cubeでした。

決め手となった「細かい機能」「エンジニア」

― 3つの最終候補の中からニッセイコムのGrowOne Cubeを選んだ理由を教えてください。

3つのシステムを吟味して比較してみると、細かい機能に色々な差があることがわかりました。たとえば以下のような部分です。

  • GrowOne Cubeは、人員台帳などの帳票フォーマットが多様に整備されていて、各種帳票がきれいに出力できる。
  • GrowOne Cubeは、離職票を出力する際に前月分の勤怠データも自動で反映してくれる(他システムでは手入力が必要)。
  • 役員データと従業員データを分けて給与計算処理を行うことができる。

そして、以上のようなGrowOne Cubeの機能面に加えて、私たちが高く評価したのがニッセイコムのエンジニアの方の対応でした。

最終候補として残った3社だけでなく、資料請求を経て直接お会いした全てのベンダーの中で、最初の打合せからエンジニアの方が同席してくれたのはニッセイコムだけでした。

懸念していた仕訳データについても、かなり早い段階で具体的に相談することができました。エンジニアから直接「ここまでは問題無くできる/この部分はこういった調整が必要」というような助言をいただけたことで、ニッセイコムであれば安心して任せられると思っていました。また、ニッセイコムは提案に関わったエンジニアが導入後も継続してサポートしてくれるとのことで、その点でも安心感がありました。

費用面だけを単純に比較すると、GrowOne Cubeは3社のうち中間くらいでした。それでも上述のようなことを踏まえて、最終的にGrowOne Cubeを採用することを決定しました。

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導入効果

GrowOne Cubeへの切り替え作業はスムーズに進みましたか?

サーバ型と同レベルのシステムを少人数で運用したい当社には、クラウド型のGrowOne Cubeがぴったりだと思いました

契約するまでは、どうしても全ての情報をお見せすることはできなかっため、移行作業を進めていく中で何かしら想定外の事象が起きるのではないかと心配していました。

実際に、勘定科目の設定等でご苦労をおかけした部分もありましたが、エンジニアの皆さまの尽力のおかげで、当初希望していた通りのスケジュールで移行作業を進めることができました。旧システムとの並行稼働を経て、2014年3月にGrowOne Cubeへの切り替えが、着手から半年で完了しました。

「困って問い合わせ」が減った、2つの理由

― 最後に、現在のニッセイコムのサポートについて評価をいただけますか?

「クラウド型を採用した理由」のところで申し上げたとおり、今後はエラーが起きたとしても早く解決できるだろうという期待を持っていました。
ところが実際に変わったのは、解決スピードよりも相談回数でした。そもそも「困って問い合わせをする」ということ自体が少なくなったのです。

理由は2つあると思います。
1つ目はエラーメッセージです。旧システムの場合は「エラー」と表示されるだけで、どこをどう直せばいいのかわからず解決に時間がかかっていました。一方、GrowOne Cubeはエラーメッセージが具体的で、どこに問題があるのか自分で気づくことができます。そのため、自己解決できることが増えました。

2つ目の理由は、ニッセイコムのエンジニアの「先回り力」です。
たとえば、給与振込の第2口座を設定したいというお願いをしたことがあったのですが、すぐに「海外勤務の人はいますか?」と聞かれました。もしいたら、後々面倒にならないようにいくつか作業が必要だという説明も受け、大変助かりました。

いつも私たちの気づかない所まで先回りして考えてくれるので、後々のトラブルの芽をつぶすことができ、結果として問い合わせ回数が減りました。
とても頼もしく思っています。引き続きよろしくお願いいたします。

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お客様について

昭和50年設立の化粧品メーカー。化粧品(スキンケア・メークアップ・ヘアケア・その他)、美容補助商品、化粧雑貨品等の製造及び販売を行っている。全国の販売会社によるカウンセリングを中心とした対面販売が特長。売上高4,708百万円(平成26年3月期)

アイビー化粧品のスキンケア・メークアップ・ヘアケア

アイビー化粧品様

所在地

東京都港区赤坂六丁目18番3号 アイビービル

設立 昭和50年12月16日
資本金 8億420万円
代表取締役 白銀 浩二
従業員数 161名(内男性:74名・女性87名) 平成26年3月末現在
Webサイト 外部サイトへリンク 新規ウインドウで開きます。アイビー化粧品(外部サイト)

お忙しい中、ありがとうございました。

2014年7月取材。
このページの情報は取材日時点のものです。
現時点では変更になっている場合もありますのでご了承ください。

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