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株式会社交通新聞社(GrowOne Cube 人事・給与 導入事例)

株式会社交通新聞社様

お客様の声

「15社の人事・給与パッケージを3ステップで選考し、ニッセイコムのGrowOne Cubeを選びました」

導入製品

交通新聞社では、新しい人事・給与システムとしてニッセイコムのGrowOne Cubeを採用しました。
パッケージの選定過程やニッセイコムの評価などについて、詳しく伺いました。

〔写真〕
株式会社 交通新聞社 総務部 担当部長 システム管理室長 土井優樹氏(中央右)
同部 総務課 担当課長 システム管理室 中島剛氏(左から二番目)
同部 人事課 係長 川瀬高洋氏(右から二番目) 同課 渡邊和輝氏(中央左)
弊社営業 福永(左端)、渡邉(右端)

導入の背景・目的

人事・給与システム リプレースの経緯

三段階に分けて吟味することで、自社に一番合ったパッケージを選びました

― はじめに、人事・給与システムをリプレースされることになった経緯について教えていただけますか。

(土井氏)これまで約10年ほど使用していた人事・給与システムを、サポート契約更新のタイミングで一新させる決断をしました。

既存のシステムは給与と人事が別々のスタンドアロンのシステムで、小規模の事業体向けのパッケージでした。人事と給与でデータ連携がなされておらず、社員マスターも別々でした。そのため、手作業でデータの入出力をして繋がなくてはならず、常にミスや抜け漏れに神経をつかっていました。

このまま既存のシステムをやりくりしていくよりも、現在の当社の業容や社員規模に適したものに入れ替え、データの一元管理や作業の効率化を図ったほうが、業務のトータルコストを下げられると判断しました。

以上のような経緯で、2011年秋頃より新しいシステムの選定作業を開始しました。インターネットで検索をして、15社の製品をピックアップし、そこから絞り込みを行いました。

― 15社の候補の中から、自社に合った製品をどのように絞り込んでいかれたのでしょうか。

15社から一気に1社に絞るのではなく、段階を分けて徐々に絞り込んでいきました。具体的には、以下のとおりです。

  • ステップ1:書類審査によって、15社から5社に絞る
  • ステップ2:プレゼンによって、5社から2社に絞る
  • ステップ3:2社から最終的に発注する1社を決める

― それぞれのステップについて、具体的な選定方法や、成否を分けたポイントなどを詳しく伺ってもよろしいですか。

はい。それでは順にご紹介します。

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選定ポイント

ステップ1:書類審査で15社から5社に

― それでは順に伺います。まず「ステップ1:書類審査によって、15社から5社に絞る」について教えてください。

(中島氏)インターネットで人事・給与パッケージを提供しているベンダーを探し、15社に資料請求をしました。その上で、下記の観点で絞り込みを行いました。

〔システム形態〕クラウドではなく自社サーバ上でシステムが構築できるか
〔対象社員数〕当社の社員規模に合っているか
〔システム連携〕人事と給与のシステムを連携して運用できるか
〔費用感〕費用は予算の範囲内に収まるか
〔導入事例〕他社での実績があるか

― 通常、パッケージ製品の紹介資料には様々な機能や特長が書かれていると思います。個々の機能面からの絞り込みは行わなかったのですか?

人事や給与計算は、どのような業態の企業でも多くの業務が共通しています。したがってパッケージ製品も基本機能にそれほど差はありません。ですから、ある程度候補数を絞り込んでから、細かい機能を吟味・比較していこうと考えました。

― 上記の観点の中で、特に重要だったものはありますか。

どれも大切な観点ですが、当社の場合「他社での導入事例」は重要視していました。実績が明記されていると安心感があります。

どんなに良いパッケージであっても、既存システムからの移行がうまくいかないとリプレースは失敗してしまいます。移行作業にきちんと力を入れてくれるベンダーに依頼したいと思っていました。

導入事例として会社名が掲載されていると、その業種や社員数からだいたいの勤務形態や人事・給与計算の業務がイメージできます。当社と似たタイプの会社でのシステム移行経験があるベンダーは好印象でした。

以上のような形で、資料だけではなく直接話をしてみたいと思うベンダーを選びました。 その結果、5社が残りました。

ステップ2:プレゼンで5社から2社に

良いプレゼンをしてもらうためには、こちらからの十分な情報提供が必要だと考えました

― 次の「ステップ2:プレゼンによって5社から2社に絞る」について教えてください。

(川瀬氏)5社に来社していただき、システムのデモを含めたプレゼンテーションをお願いしました。質疑応答を含めて、1社につき2~3時間でした。

プレゼンに際しては事前にこちらから情報提供をしないと、各ベンダーも困ってしまうと考えました。あれもこれもと機能を並べ立てたり、ベンダー側が話したい所だけを強調するようなプレゼンではお互いの時間がもったいない。

そこで以下のような情報を、事前に各ベンダーに提供しました。

<帳票の公開>
「○月分の給与集計表」など、既存のシステムで出力している様々な帳票をダミーデータで作成し、「これと同じものを作ることができるか?」というリクエストをしました。帳票の中には、毎月必ず作成するものと、リクエストに応じて突発的に作成するものがあります。

現行の全ての帳票作成を実装してほしいということではなく、「標準機能で出力可能/カスタマイズすれば可能/必要であればデータを吐き出せるのでこうすればOK」といった説明をしてもらおうと考えました。

<「求めているもの」の明確化>
「データの一元化」や「業務効率化」といったあいまいな言葉が一人歩きしないように、現状の課題を整理して「求めていること」を明確に伝えるための質問表をつくり、事前に提示しました。

「○○の業務でチェック漏れが起きやすい」「○○に関する処理時間を減らしたい」といった形で、できるだけ具体的に課題を明記し、どのようにそれが解決できるかを説明してもらおうと考えました。

上記について各ベンダーに準備をしていただいた上で、プレゼンテーションを実施し、5社から2社に絞りました。

― プレゼンテーションによって選ばれたベンダーは、どこが優れていたのでしょうか。

このステップで差がついた点としては、2つ挙げられます。

まずシステムのインターフェースや操作性。デモを見て比較をしましたが、同じ人事・給与パッケージでもこの部分はベンダーによって差がありました。

実際にシステムを操作する担当者の中には、IT面に詳しくない者も多いです。自分の業務とシステム画面に表示されている言葉がきちんと繋がり、「今自分は何をしているか」「この機能で何ができるか」が直感的にわからないと作業が滞ってしまいます。

選ばれた2社のパッケージは、メニューや各種データのレイアウトや、要所でのドラッグ&ドロップ操作、差分を比較する際の表示のされ方などの点で、他の3社をリードしていました。

もう1つは「質問のリアクション」です。
流暢に説明をしてくれても、その後の質疑応答で詰まってしまったり、あいまいな回答をされたりすると、やはり導入後が心配になってしまいました。

選ばれた2社の営業・エンジニアの方々は、こちらからの質問に的確に応えてくれたり、その場しのぎの回答をせずに更に掘り下げた質問を返してくれました。自分たちのパッケージのことだけではなく、実業務のことをよく理解していて、経験があるのだと頼もしく感じました。

ステップ3:最終的にニッセイコムを選んだ理由

― 最終候補に残った2社から、ニッセイコムのGrowOne Cubeを選んだ理由を教えてください。

(土井氏)最終選考にあたって、2社とはもう1度顔を合わせ、つぶしきれていない細かい部分を詰めていきました。

具体的には、まず業務を細かい工程に切り分けてリストアップしました。月の業務は29項目、年間の業務は33項目になりました。それらについて、両方のベンダーと一つ一つ吟味していきました。
各工程について、

  • パッケージの基本機能内で実現できるか
  • どのくらい時間がかかるか/削減できるか
  • この工程自体を無くすことはできるか

といった観点で「○△×」をつけていきました。更に各工程ごとの重要度や作業時間でウェイトをつけ、全体の総合点で比較を行いました。細かく見ていくと、1つの帳票作成にかかる時間が「半日 vs. 3日間」など、2社のパッケージで差が現れてきました。

機能面で勝っていた(○の数が多かった)のは、ニッセイコムのGrowOne Cubeでした。特に以下のような機能については優れた点だと思いました。

<給与パッケージ>

  • 計算式の設定内容を、設定形式(項目記号表記)と日本語表記(項目名表記)で表示・印刷が可能なため、プログラムの知識がなくても細かい計算式の確認や変更が楽にできる。 また、計算式以外の設定内容もリスト出力が可能なため、いつでも最新の設定内容が確認できる。
  • 財務的なコードと人事的なコードで別々に集計できるので、部署や組織改編にも対応できる。
  • 過去の支給実績データを任意に抽出し、傾向把握や未来予測が容易にできる。

<人事パッケージ>

  • 異動シミュレーションがドラッグ&ドロップで行うことができ、イメージしやすい。複数案を作って選択することもできる。
  • 発令処理についての自由度が高く、融通がきく
  • データ出力の制約が少ない(他社パッケージではカスタマイズが必要なケースが多かった)

費用面ではほぼ互角でしたが、上述のような機能面での優位性や、何度かお会いした際の営業・エンジニアの方々の経験の豊富さ、信頼感などを総合すると、移行や運用面も含めた全体のコストパフォーマンスはニッセイコムのほうが優れていると判断しました。

2012年夏にニッセイコムのGrowOne Cubeの導入を決定し、システムの移行作業が始まりました。2013年3月より並行稼働を行い、7月からは新システムでの業務に切り替えました。並行稼働は年内で終了させる予定です。

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導入効果

「主治医」としてのサポートを続けてほしい

― システムの移行作業はいかがでしたか。

(川瀬氏)ニッセイコムのエンジニアは大変がんばってくれました。作業を進めていく中で、こちら側の不備が原因で人事と給与でデータが合っていなかったり、必要な情報が不足していたりした時も1つ1つ丁寧に解決してくれました。
無事、移行作業についてはほぼ当初の計画通りに進めることができました。

― 新しい人事・給与システムに、現場の方はもう慣れましたか?

はい。旧システムの課題も解決され、業務の効率化が実現しつつあります。GrowOne Cubeの操作性や直感的なインターフェースについては選定時にも高く評価していましたが、実際に使用してみても、やはり選定して良かったと実感しています。

(渡邊氏)私は今年の4月に新しく人事課に来てGrowOne Cubeを使い始めたのですが、ほとんどマニュアルを見ずに動かすことができています。
作業でちょっとつまづいた時も「たぶん、この辺りが原因だろう」という推測がしやすい操作画面だと思います。

それでも解決できない場合はニッセイコムに助けを求めるのですが、エンジニアの方はいつも親身に対応してくれて助かっています。

(川瀬氏)サポート面で補足すると、ニッセイコムの良い所は「構築に携わったエンジニアが、その後もずっとサポートしてくれる」ということだと思います。以前使っていたシステムでは、構築後はサポートセンターの電話対応だけだったので、その都度一から状況を説明しなくてはいけませんでした。

それに対してニッセイコムは同じエンジニアが「主治医」として長期的にサポートしてくれることがありがたいです。特に問題が無い時でも、業務の節目に定期的に顔を出してくださり、いつも頼りにしています。

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今後の展望

― 今後の展開について教えてください。

(土井氏)人事・給与システムに目処がたち、次は販売管理系のシステムのリニューアルを考えています。出版事業を支える当社の基幹となるシステムです。こちらもニッセイコムと一緒に取り組み始めています。

― 最後にニッセイコムへのメッセージをお願いします。

GrowOne Cubeにはとても満足しています。時間をかけてしっかり選んだ甲斐がありました。移行が終わってこれからはきちんと使いこなしていく段階になりますが、引き続き当社の「主治医」としてのサポートを期待しています。

また販売管理のシステムについても、人事・給与システムと同様に私たちをリードしていただければと思います。引き続きよろしくお願いします。

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お客様について

「JR時刻表」「旅の手帖」「散歩の達人」「トレたび」等の様々な出版物やWebサイトを通じて列車の時刻データや交通・旅行情報を提供する、交通界の総合情報サービス企業。鉄道カレンダーや幼児向けの「音の出る絵本」等でも知られている。設立1958年、社員数246名(2013年4月1日現在)。

「JR時刻表」「旅の手帖」「散歩の達人」「トレたび」

株式会社交通新聞社様

所在地

〒102-0083
東京都千代田区麹町6丁目6番地 麹町東急ビル

設立 1958年2月28日
資本金 70,000千円
代表取締役 江頭 誠
従業員数 250名(男性170名・女性80名)*2014年1月1日現在
Webサイト 外部サイトへリンク 新規ウインドウで開きます。交通新聞社(外部サイト)

お忙しい中、ありがとうございました。

2013年10月取材。
このページの情報は取材日時点のものです。
現時点では変更になっている場合もありますのでご了承ください。

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